Veranstaltungsplaner in einem Tagungshotel – z.B. hier in Leipzig – sind tatsächlich wahre Organisationstalente. Manche Menschen können im Chaos arbeiten, aber als Planer ist es wichtig, sich auf Prozesse und Methoden zu verlassen, wenn man Teil eines Teams ist. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team auf dem Laufenden halten, Zeitpläne, Budgets und Termine einhalten sowie wichtige Dokumente und Informationen ordnen müssen.
Schließlich ist eine gut durchgeführte Weiterbildung kein Zufallsprodukt. Sie erfordert ein hohes Maß an Organisationstalent und Liebe zum Detail – von der Planung bis zur Analyse nach der Schulung. Ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner kann sich an die kleinsten Details erinnern und hat alles im Griff – immer mit einem Lächeln.
Kommunikation: Eine weitere unabdingbare Eigenschaft eines Veranstaltungsplaner in einem Tagungshotel ist die Fähigkeit, in kurzer Zeit zu kommunizieren und eine Beziehung aufzubauen. Veranstaltungsplaner verfügen über hervorragende Kommunikationsfähigkeiten und scheuen sich nicht, mit Führungskräften, Veranstaltungsteilnehmern, Spendern, Markensponsoren und natürlich Anbietern zu sprechen.
Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten sind ein Muss, um sicherzustellen, dass alle an der Veranstaltung Beteiligten ihre Rolle verstehen und die Dinge reibungslos ablaufen. Ebenso wichtig sind gute schriftliche Fähigkeiten, um Informationen mit Vertrauen, Respekt und Klarheit zu vermitteln. Veranstaltungsplaner sind gute Zuhörer, was ihnen hilft, die Bedürfnisse und Wünsche ihrer Kunden zu verstehen.
Geschicktes Networking und Kontakte knüpfen: Veranstaltungsplaner sind versierte Netzwerker. Networking ist eine wesentliche Fähigkeit in der Veranstaltungsplanung, da die Veranstaltungsbranche auf Beziehungen basiert und stark von Menschen geprägt ist. Sie erfordert ein weit verzweigtes Netz von Anbietern, darunter Fotografen, Beleuchtungs- und A/V-Dekorateure, DJs, Bands, Videofilmer usw. Auf dieses Netzwerk können Sie sich verlassen, um Ihre Veranstaltungen unvergesslich zu machen.
Ein grundlegendes Verständnis von Veranstaltungen: Um ein guter Veranstaltungsplaner zu sein, muss man etwas von Veranstaltungen verstehen. Ein Verständnis dafür, wie Veranstaltungen funktionieren, ist eine wichtige Fähigkeit in der Eventplanung. Als Planer sollten Sie wissen, wie man einen Grundriss erstellt oder eine Ausschreibung verfasst, wie man einen Vertrag prüft und Veranstaltungsdaten analysiert.
Außerdem sollten Sie sich mit den Grundlagen von Bands und DJs, A/V-Technik, Floristen, Dekoration usw. auskennen. Es handelt sich um einen künstlerischen Beruf, der ein tiefes Verständnis dafür erfordert, was realistisch ist und was nicht. Diese Fähigkeiten müssen erlernt und geübt werden und werden mit der Zeit erworben.
Einer der schwierigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung ist es, die Kunden zufrieden zu stellen. Kurz gesagt: Ihre Stakeholder, ob Kunden oder die Geschäftsleitung, wollen etwas, und es ist Ihre Aufgabe, es zu verwirklichen. Um dies mit Anstand zu tun, müssen Kongress-Planer eine starke Hingabe zum Dienst am Kunden haben. Selbst wenn die Aufgabe fast unmöglich ist, müssen Sie höflich mit Ihren Antworten sein. Wenn Sie höflich und freundschaftlich sind, nimmt das dem Kunden die Angst.
Für Konferenz-Organisatoren ist zudem Multitasking keine Option, sondern eine unverzichtbare Fähigkeit, um unvergessliche Tagungen zu organisieren. Sie müssen mit vielen Aufgaben jonglieren, z. B. Ticketverkauf, Veranstaltungswerbung, Sponsorenakquise und Logistik am Tag der Konferenz in Leipzig. Hinzu kommt, dass sie oft auch mehrere Kongresse gleichzeitig planen müssen. Wenn Sie also ein Team haben, können Sie einen Teil der Arbeit delegieren – aber letztendlich ist es Ihre Aufgabe, dafür zu sorgen, dass nichts unter den Tisch fällt.
Wenn Sie vor und während Ihrer Planungen Räume in Leipzig suchen – sprechen Sie uns an! Rufen Sie an oder schreiben Sie uns!
