Ein Augsburger Unternehmen für Energieberatung hat im Januar 2026 seine Auftaktklausur in der Villa Trufanow in Leipzig durchgeführt. Mehr als 20 Projektleiterinnen und Projektleiter haben an einem Arbeitstag laufende Beratungsaufträge ausgewertet, Personal-Überschneidungen aufgelöst und einen gemeinsamen Standard für interne Projektübergaben festgelegt. Die Gruppe nutzte vier Räume der Villa: Seminarraum, Workshopräume, Wintergarten und Großen Tagungsraum. Das Catering brachte das Team über einen eigenen Caterer mit.
Auf einen Blick
| Kunde | Energieberatungsunternehmen aus Augsburg (auf Wunsch anonym) |
|---|---|
| Anlass | Interne Jahresauftaktklausur des Projektleitungsteams |
| Zeitraum | Januar 2026, ein Arbeitstag von 9:00 bis 17:00 Uhr |
| Teilnehmer | Mehr als 20 Personen |
| Räume | Seminarraum (Plenum am Vormittag), Workshopräume (Arbeitsgruppen), Wintergarten (Mittagspause), Großer Tagungsraum (Plenum am Nachmittag) |
| Bestuhlung | Block im Seminarraum |
| Technik | Zwei Präsentations-Flatscreens, Presenter und WLAN mit 100 Mbit/s (inklusive); dazu Flipcharts, Pinnwände und Moderationskoffer |
| Service | Ausdrucke und Kopien durch das Villa-Team vor Ort |
| Getränke | Getränkepauschale der Villa: Kaffee, Tee, Wasser und Säfte ohne Mengenbegrenzung |
| Catering | Eigener Caterer des Kunden, Anlieferung vorab mit dem Villa-Team abgestimmt |
| Anreise | Mit der Bahn bis Leipzig Hauptbahnhof, dann Straßenbahnlinie 12 bis zur Haltestelle Springerstraße (ca. 10 Minuten) und 2 Minuten zu Fuß |
Ausgangslage: Warum ein Augsburger Büro in Leipzig tagt
Das Projektleitungsteam brauchte einen Tag ohne Tagesgeschäft, um Beratungsaufträge, Personal und Übergaben gemeinsam abzustimmen. Dafür suchte die organisierende Person einen Raum für Präsentationen im Plenum und für parallele Arbeitsgruppen.
Das Team wollte bewusst raus aus dem Augsburger Büro, um einen Tag ohne Tagesgeschäft zu arbeiten. Leipzig bot sich an, weil ein Teil des Teams in Mitteldeutschland tätig ist. Den Ausschlag für die Villa gab die exklusive Tagungsetage mit eigenen Workshopräumen für die Gruppenarbeit.
Für dieses Format bringt die Villa Trufanow drei Voraussetzungen mit:
- Eine Etage nur für die Gruppe. Die Tagungsetage der Villa steht während der Buchung allein dem Kunden zur Verfügung. Neben dem Seminarraum gibt es auf derselben Etage drei Workshopräume für 6, 8 und 8 Personen.
- Freie Wahl beim Catering. Kunden dürfen einen eigenen Caterer beauftragen. Das Unternehmen nutzte diese Möglichkeit.
- Kurzer Weg vom Hauptbahnhof. Die Villa liegt ruhig am Leipziger Rosental und ist mit der Straßenbahn in etwa 10 Minuten vom Hauptbahnhof erreichbar. In die Innenstadt sind es rund 15 Minuten zu Fuß.
Anfrage und Vorbereitung: Was vorab geklärt wurde
Im Vorgespräch mit Event-Managerin Jeanette Schönewerk wurden alle organisatorischen Fragen geklärt. Die fachlichen Inhalte bereitete das Unternehmen selbst vor.
| Thema | Vereinbarung |
|---|---|
| Nutzungszeit | Arbeitstag von 9:00 bis 17:00 Uhr, Zugang vor Beginn zum Auslegen der Unterlagen |
| Raumaufteilung | Seminarraum in Blockbestuhlung für den Vormittag, Workshopräume für die Gruppenphase, Wintergarten für die Mittagspause, Großer Tagungsraum für das Plenum am Nachmittag |
| Technik | Präsentation von eigenen Laptops über die Flatscreens; Kabeladapter in der Servicetasche; Flipcharts, Pinnwände und Moderationskoffer für die Gruppenarbeit |
| Getränke | Getränkepauschale für den ganzen Tag |
| Catering | Kontaktdaten des Caterers vorab an das Villa-Team, Anlieferzeit und Aufbau im Wintergarten abgestimmt |
| Arbeitsmaterial | Projektübersichten, Terminplan-Auszüge, Kapazitätsübersichten und Übergabe-Checklisten brachte der Kunde mit; Ausdrucke und Kopien während des Tages übernahm das Villa-Team |
Ablauf des Tages: Plenum und Kleingruppen im Wechsel
Der Tag bestand aus drei Arbeitsblöcken. Präsentiert und entschieden wurde im Plenum, erarbeitet in Kleingruppen.
| Zeit | Phase | Raum | Inhalt |
|---|---|---|---|
| Vor 9:00 | Ankommen | Seminarraum | Unterlagen auslegen, Ablauf abstimmen, Getränke |
| Ab 9:00 | Block 1: Projektstand | Seminarraum, Blockbestuhlung | Bereichsleitung stellt den Stand der Beratungsaufträge vor, etwa Energieaudits, Sanierungsfahrpläne und Förderanträge; Abgleich mit Fristen und Meilensteinen; offene Abstimmungen mit Handwerksbetrieben, Fachplanern und Förderstellen gesammelt |
| Später Vormittag | Block 2: Arbeitsgruppen | Workshopräume | Gruppe 1: Meilensteine und Personalbedarf; Gruppe 2: Mindestinhalte für interne Projektübergaben; Ergebnisse auf Flipcharts und Pinnwänden |
| Mittag | Mittagspause | Wintergarten | Catering des eigenen Caterers |
| Nachmittag | Block 3: Gemeinsamer Plan | Großer Tagungsraum | Gruppen stellen Ergebnisse vor; Doppelbelegungen und fehlende Abhängigkeiten geprüft; Zuständigkeiten protokolliert |
| Bis 17:00 | Abschluss | Großer Tagungsraum | Aufgabenübersicht und Liste offener Fragen festgelegt; Verantwortliche für das Protokoll benannt |
Der Wechsel zwischen Plenum, Gruppen und Pause funktionierte ohne Umbau, weil jede Phase ihren eigenen Raum hatte. Das Villa-Team war den ganzen Tag ansprechbar und kümmerte sich um Getränke, die Anlieferung des Caterings sowie Ausdrucke und Kopien zwischendurch.
Ergebnis und Aufgabenteilung
Am Ende des Tages hatte das Team eine gemeinsame Aufgabenübersicht mit priorisierten Planungsaufgaben, festen Zuständigkeiten und den nächsten internen Übergaben. Vier Personal-Überschneidungen zwischen parallelen Projekten wurden aufgelöst. Dazu kamen ein abgestimmter Standard für Projektübergaben und eine Liste offener Fragen an Kolleginnen, Kollegen und externe Projektbeteiligte.
| Villa Trufanow | Energieberatungsunternehmen |
|---|---|
| Seminarraum, Workshopräume, Wintergarten und Großer Tagungsraum | Inhalte, Moderation und Protokoll |
| Präsentationstechnik, WLAN, Flipcharts und Pinnwände | Projektunterlagen und Präsentationsdateien |
| Getränkepauschale | Beauftragung des Caterers |
| Abstimmung von Anlieferung und Pausenablauf | Fachliche Entscheidungen und Priorisierung |
| Ausdrucke und Kopien vor Ort | Nachbereitung der Ergebnisse |
| Jeanette Schönewerk als Ansprechpartnerin |
Stimme des Kunden
„Die Tagungsetage in der Villa Trufanow passte gut zu unserem Ablauf. Während eine Gruppe die Projekttermine mit dem Personalbedarf abglich, arbeitete die andere an den internen Übergaben. Im Plenum haben wir die Ergebnisse zusammengeführt und festgelegt, welche Planungsaufgaben Vorrang haben, wer sie übernimmt und welche Informationen bei jeder Übergabe vorliegen müssen. Dass wir unseren eigenen Caterer mitbringen und die Anlieferung vorab mit dem Villa-Team abstimmen konnten, hat uns die Organisation erleichtert. So konnten wir die Mittagspause passend zum Ablauf einplanen und uns auf unsere Projekte konzentrieren.“
— Dr.-Ing. André Müller, Organisator der Klausur
Häufige Fragen zu Klausuren in der Villa Trufanow
Dürfen wir einen eigenen Caterer mitbringen?
Ja. Eigenes Catering ist in den Tagungs- und Seminarräumen erlaubt und in der Regel gebührenfrei. Die Kontaktdaten des Caterers gehen vorab an das Villa-Team, damit Anlieferung und Aufbau abgestimmt werden können. Geschirr, Besteck und Gläser stellt die Villa.
Welche Technik ist im Preis enthalten?
Zwei große Präsentations-Flatscreens, ein Presenter, WLAN mit 100 Mbit/s und ein Servicekoffer mit Kabeladaptern. Beamer, Flipcharts, Pinnwände, Moderationskoffer, Konferenztelefon und Webcam gibt es auf Anfrage. Mehr dazu: Tagungstechnik in der Villa.
Für wie viele Personen eignet sich die Tagungsetage?
Für bis zu 30 Personen in Reihenbestuhlung und bis zu 25 Personen in U-Form oder Block. Für Gruppenarbeit gibt es zusätzlich drei Workshopräume für 6, 8 und 8 Personen.
Wie kommen wir vom Leipziger Hauptbahnhof zur Villa?
Mit der Straßenbahnlinie 12 Richtung Gohlis-Nord ab Haltestelle Hauptbahnhof, Steig C, bis zur Haltestelle Springerstraße. Die Fahrt dauert etwa 10 Minuten, der Fußweg zur Villa etwa 2 Minuten.
Gibt es Parkplätze?
Auf dem Grundstück stehen 4 Stellplätze zur Verfügung. Dazu kommen öffentliche Parkplätze in der Trufanowstraße und den umliegenden Wohnstraßen. Details: Parken an der Tagungsvilla.
Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: Zweitägige Klausur – wie wir Räume, Technik und Catering abstimmten.
English Summary
In January 2026, an Augsburg-based energy consultancy held its annual kick-off retreat for more than 20 project managers at Villa Trufanow in Leipzig. The team used the seminar room for the morning plenary, the workshop rooms for parallel group work, the winter garden for lunch and the large conference room for the afternoon plenary. Over one working day from 9 am to 5 pm, they reviewed ongoing projects, resolved four staffing overlaps and agreed a standard for internal project handovers. The consultancy brought its own caterer, which Villa Trufanow generally allows without a fee; the venue supplied an all-day drinks package, presentation screens, flipcharts, pinboards, printing and on-site support. The villa is about 10 minutes by tram (line 12) from Leipzig Hauptbahnhof.
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