Ein mittelständisches Unternehmen für Kreislaufwirtschaft nutzte die Villa Trufanow in Leipzig für ein zweitägiges Strategie-Retreat. Im Mittelpunkt standen vertrauliche Gespräche, die Abstimmung zwischen drei Arbeitsbereichen und ein verbindlicher Maßnahmenplan für das kommende Geschäftsjahr.
Einführung
Für das Retreat wurde ein externer Ort gesucht, der konzentrierte Arbeitsphasen, parallele Gruppenarbeit und informelle Gespräche unter einem Dach ermöglicht. Die Villa Trufanow in der Trufanowstraße 25, 04105 Leipzig, bot dafür mehrere kombinierbare Räume, technische Ausstattung und die Möglichkeit zur ungestörten Nutzung.
Warum das Strategietreffen nicht im eigenen Büro stattfand
Am Unternehmenssitz in Erfurt waren die verfügbaren Besprechungsräume in den laufenden Betrieb eingebunden. Unterbrechungen durch Anfragen, Telefonate und spontane Termine ließen sich dort kaum vermeiden. Zudem sollte die neue Strategie zunächst im erweiterten Führungskreis erarbeitet werden, bevor sie intern vorgestellt wurde.
Geplant war ein Format mit 22 Personen vor Ort und drei digital zugeschalteten Fachverantwortlichen. Neben gemeinsamen Diskussionen waren drei Arbeitsgruppen vorgesehen. Eine Teilnehmerin benötigte einen gut zugänglichen Arbeitsplatz, zwei Personen hatten besondere Ernährungswünsche.
Als Ergebnis sollten fünf strategische Handlungsfelder priorisiert, Verantwortlichkeiten festgelegt und erste Arbeitspakete terminiert werden. Ein weiteres Ziel bestand darin, unterschiedliche Einschätzungen aus Vertrieb, Produktentwicklung und Organisation in ein gemeinsames Vorgehen zu überführen.
Die Anforderungen aus der Buchungsanfrage
Bereits beim ersten Kontakt benannte das Organisationsteam konkrete Anforderungen. Gewünscht waren eine exklusive Nutzung der relevanten Bereiche, flexible Bestuhlung, zuverlässige Präsentationstechnik und Rückzugsmöglichkeiten für Kleingruppen. Hinzu kamen Moderationsmaterial, Videokonferenztechnik und Platz für umfangreiche Arbeitsunterlagen.
Die Wahl fiel nach einem Besichtigungstermin auf die Villa Trufanow. Ausschlaggebend waren insbesondere:
- mehrere Räume mit kurzen Wegen,
- ein abgeschirmter Rahmen für vertrauliche Inhalte,
- Tageslicht und Zugang zum Außenbereich,
- flexible Möglichkeiten für Plenum und Gruppenarbeit,
- eine gut erreichbare Lage innerhalb Leipzigs,
- Unterstützung bei Technik, Bewirtung und Materiallogistik.
Der größere Tagungsraum in Leipzig eignete sich für die gemeinsamen Sitzungen. Für eine Arbeitsgruppe wurde ergänzend ein separater Workshopraum eingeplant. Zwei weitere Gruppen nutzten angrenzende Bereiche, sodass Ergebnisse ohne längere Wechselwege zusammengeführt werden konnten.
Abstimmung von Agenda, Räumen und Materialien
In der Vorbereitungsphase übermittelte das Unternehmen seine Agenda, Präsentationen und Cateringwünsche. Auch die Rollen der internen Moderation wurden vorab geklärt. Das Team der Villa Trufanow stimmte daraufhin Raumaufteilung, Bestuhlung und technische Anschlüsse mit der Veranstaltungsleitung ab.
Für das Plenum wurde eine offene U-Form gewählt. Diese Anordnung unterstützte sowohl Präsentationen als auch direkte Diskussionen. Hinter dem Sitzungsbereich stand eine freie Fläche für Kartenabfragen und Priorisierungsmatrizen zur Verfügung. Die Gruppenräume erhielten jeweils Arbeitstische, Pinnwände, Flipcharts und Moderationskoffer.
Die Veranstaltungsleitung und zwei Referenten bekamen vor dem regulären Empfang Zugang zu den Räumen. Dadurch konnten sie eigene Unterlagen auslegen, die Startpräsentation prüfen und persönliche Arbeitsmappen an den Plätzen verteilen. Angeliefertes Material wurde bis zum Aufbau sicher gelagert.
Technischer Probelauf für hybride Beiträge
Da drei Fachverantwortliche zeitweise digital teilnehmen sollten, war ein stabiler Videokonferenzaufbau erforderlich. Ein großer Bildschirm, Kamera, Raumlautsprecher und zusätzliche Mikrofone wurden vorab eingerichtet. Während eines Probelaufs prüften das Organisationsteam und die Betreuung vor Ort Bild, Ton und Präsentationsfreigabe.
Die zugeschalteten Personen erhielten die benötigten Zugangsdaten rechtzeitig. Für den Fall einer unterbrochenen Verbindung lag außerdem eine telefonische Einwahlmöglichkeit bereit. Während der hybriden Sitzung blieb eine Ansprechperson erreichbar, musste jedoch nicht eingreifen.
Diese Vorbereitung war vor allem für die Entscheidungsrunde relevant: Alle Beteiligten sollten Rückfragen stellen, Dokumente sehen und an der Priorisierung mitwirken können. Der technische Aufbau unterstützte die Diskussion, ohne den Präsenzteil unnötig zu dominieren.
Anreise aus mehreren Regionen
Die Teilnehmenden kamen aus Thüringen, Sachsen und Sachsen-Anhalt. Ein Teil reiste mit der Bahn über den Leipziger Hauptbahnhof an, andere nutzten den Pkw. Informationen zur Zugverbindung wurden über die Reiseauskunft der Deutschen Bahn koordiniert.
Für Autofahrende verschickte die Organisation vorab Hinweise zur Parksituation. Ergänzend halfen die Parkinformationen der Villa Trufanow bei der Planung. Materialien konnten direkt an der Villa ausgeladen werden, bevor die Fahrzeuge auf geeigneten Stellflächen in der Umgebung abgestellt wurden.
Teilnehmende mit längerer Anreise übernachteten in nahe gelegenen Hotels. Die zentrale Lage in Leipzig vereinfachte die Abstimmung unterschiedlicher Anreisewege und reduzierte zusätzliche Transfers.
Zwei Tage mit klar getrennten Arbeitsphasen
Der erste Veranstaltungstag begann mit Empfang, Getränken und einer kurzen Orientierung in den Räumen. Nach der Einführung stellte die Geschäftsleitung die Ausgangslage vor. Anschließend sammelte das Plenum Chancen, Risiken und offene Fragen.
Am Nachmittag arbeiteten drei Gruppen an unterschiedlichen strategischen Themen. Jede Gruppe erhielt denselben Arbeitsauftrag und dokumentierte ihre Ergebnisse auf vorbereiteten Vorlagen. Zum Abschluss wurden Gemeinsamkeiten und Zielkonflikte sichtbar gemacht.
Der zweite Tag konzentrierte sich auf Entscheidungen. Die Teilnehmenden bewerteten die Vorschläge anhand vereinbarter Kriterien und überführten die ausgewählten Maßnahmen in einen Umsetzungsplan. Pausen konnten im Innenbereich oder im Garten stattfinden. Diese räumliche Abwechslung unterstützte informelle Abstimmungen zwischen den Arbeitsblöcken.
Catering mit kurzfristiger Anpassung
Für beide Tage war eine leichte Bewirtung mit Heißgetränken, Wasser, Säften, Gebäck und Mittagsverpflegung vorgesehen. Vegetarische, vegane und glutenfreie Optionen waren vorab gekennzeichnet. Das Catering wurde so terminiert, dass die Speisen zwischen den Arbeitsphasen bereitstanden.
Kurz vor Beginn kündigte sich eine weitere Person für den zweiten Tag an. Gleichzeitig wurde eine zusätzliche vegane Mittagsportion benötigt. Nach Rücksprache mit dem Caterer konnte die Bestellung angepasst werden. Im Plenum wurde ein weiterer Platz ergänzt, ohne die Raumaufteilung grundlegend zu verändern.
Der vereinbarte Leistungsumfang umfasste Räume, Standardtechnik, Moderationsmaterial und Getränkeservice. Videokonferenztechnik, zusätzliche Pinnwände und das Catering wurden ergänzend gebucht. Der abgestimmte Budgetrahmen wurde eingehalten.
Ergebnisse des Strategie-Retreats
Am Ende lagen fünf priorisierte Handlungsfelder mit jeweils benannter Verantwortung vor. Für zwölf Maßnahmen wurden erste Fristen und nächste Abstimmungsschritte festgelegt. Zwei Themen, für die noch Daten fehlten, gingen mit konkreten Prüfaufträgen an kleinere Projektgruppen.
Auch die organisatorischen Ziele wurden erreicht: Beide Veranstaltungstage begannen planmäßig, alle hybriden Beiträge konnten wie vorgesehen eingebunden werden und die vorbereiteten Arbeitsphasen fanden ohne Raumkonflikte statt. In der internen Kurzumfrage bewerteten 20 von 22 Teilnehmenden den externen Rahmen als hilfreich für die Konzentration und Offenheit der Gespräche.
Kundenstimme
„Die Kombination aus einem gemeinsamen Arbeitsraum und separaten Bereichen hat unseren Ablauf unterstützt. Besonders hilfreich waren der technische Test vorab und die Möglichkeit, vertrauliche Themen ohne Unterbrechungen zu besprechen“, sagte die Leiterin Organisationsentwicklung nach dem Retreat.
Was sich für weitere Termine ableiten lässt
Bewährt haben sich die frühzeitige Übermittlung der Präsentationen, klar formulierte Gruppenaufträge und ausreichend Zeit für den technischen Probelauf. Bei einer weiteren Veranstaltung würde das Unternehmen die digitale Teilnahme auf feste Zeitfenster begrenzen. Dadurch ließen sich Übergänge zwischen Präsenzdiskussion und Videokonferenz noch klarer gestalten.
Auch die exklusive Nutzung der Räume wurde als wichtig eingeschätzt. Sie ermöglichte es, Arbeitsergebnisse über Nacht hängen zu lassen und am zweiten Tag unmittelbar daran anzuknüpfen. Für ähnliche Formate empfiehlt sich außerdem, Cateringwünsche und Mobilitätsanforderungen bereits mit der Einladung abzufragen.
Weitere Einblicke in vergleichbare Veranstaltungsformate bietet die Übersicht der Case Studies der Villa Trufanow.
English Summary
A medium-sized circular economy company held a two-day strategy retreat at Villa Trufanow in Leipzig. The venue provided separate spaces for plenary sessions and group work, along with video conferencing equipment for three remote contributors. Careful preparation, flexible catering and exclusive use of the meeting areas supported confidential discussions. The participants concluded the retreat with five strategic priorities, twelve defined measures and clear responsibilities for implementation.
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