Für einen hybriden Workshop kam das Projektteam eines mittelständigen Unternehmens aus Hamburg in der Villa Trufanow zusammen. Es sollte ein neues Fortbildungsprogramm entwickeln, während zwei externe Fachkräfte für Didaktik und Evaluation aus anderen Städten zugeschaltet wurden. Im eigenen Büro fehlten sowohl ein ungestörter Arbeitsbereich als auch geeignete Bedingungen, um Präsenzdiskussionen und digitale Beiträge zusammenzuführen. Deshalb benötigte die Organisation einen externen Ort, an dem die Gruppe konzentriert arbeiten und Zwischenergebnisse unmittelbar mit den zugeschalteten Beteiligten abstimmen konnte.
Der Workshop dauerte einen Arbeitstag und umfasste eine kleine Gruppe im Konferenzraum sowie zwei digital teilnehmende Fachkräfte. Gebucht waren der Raum, abgestimmte Veranstaltungstechnik, Getränke und ein Mittagscatering; hinzu kamen Vorbereitungszeit und ein gemeinsamer Techniktest. Als Ergebnis dokumentierte das Team eine Programmstruktur, verteilte Zuständigkeiten und offene Prüffragen für die nächste Projektphase. Die Villa Trufanow übernahm die räumliche und organisatorische Vorbereitung, während sämtliche fachlichen Entscheidungen bei der Bildungsorganisation und ihren externen Fachkräften lagen.
Ein hybrides Format für eine klar umrissene Aufgabe
Ausgangspunkt war keine klassische Präsentation, sondern eine gemeinsame Konzeptarbeit. Das Projektteam hatte bereits Themen für das geplante Fortbildungsprogramm gesammelt. Ungeklärt waren jedoch die Reihenfolge der Module, die Verbindung von Theorie und Praxis sowie die Kriterien, nach denen die Wirkung des Angebots später bewertet werden sollte.
Die externen Fachkräfte sollten nicht nur einzelne Vorträge halten. Ihre Aufgabe bestand darin, die vor Ort entwickelten Vorschläge zu prüfen, Rückfragen zu stellen und an ausgewählten Arbeitsphasen mitzuwirken. Damit erhielt die hybride Teilnahme eine konkrete Funktion: Die Fachleute wurden jeweils dann eingebunden, wenn ihre Perspektive für eine Entscheidung benötigt wurde.
Bei der Anfrage standen deshalb drei Anforderungen im Mittelpunkt. Die Präsenzgruppe brauchte ausreichend Ruhe für vertrauliche Abstimmungen, alle Beteiligten sollten dieselben Arbeitsstände sehen können, und der Wechsel zwischen Gruppenarbeit und Videokonferenz durfte den Ablauf nicht unnötig unterbrechen. Als Grundlage diente der Konferenzraum in Leipzig; Informationen zu weiteren Arbeitsformaten bietet ergänzend die Seite zum Workshopraum in Leipzig.
Technik und Moderation wurden gemeinsam gedacht
Bei hybriden Veranstaltungen genügt es nicht, einen digitalen Zugang zu versenden. Entscheidend ist, wie Bild, Ton, Dokumente und Moderation ineinandergreifen. Die Organisation legte deshalb vorab fest, in welchen Abschnitten die externen Fachkräfte aktiv beteiligt sein sollten und wann die Präsenzgruppe ohne Zuschaltung weiterarbeitete.
Das Villa-Team stimmte mit der verantwortlichen Person ab, welche vorhandenen beziehungsweise von der Organisation mitgebrachten Komponenten für die geplante Videokonferenz genutzt werden sollten. Vor Beginn wurden Verbindungen, Präsentationsansicht und Tonübertragung gemeinsam getestet. Auch die Positionierung der eingesetzten Geräte wurde so vorbereitet, dass die zugeschalteten Personen nicht nur die Moderation, sondern möglichst auch die Gesprächssituation im Raum verfolgen konnten.
Die fachlichen Unterlagen kamen von der Bildungsorganisation. Dazu gehörten ein Ablaufplan, vorbereitete Leitfragen und eine digitale Arbeitsfassung der Programmstruktur. Während der Diskussion führte eine Person aus dem Projektteam das gemeinsame Dokument. So blieb für die externen Fachkräfte sichtbar, welche Änderungen aus dem Gespräch hervorgingen.
Für die Moderation galt eine einfache Regel: Beiträge aus dem Raum wurden zusammengefasst, bevor die digital Teilnehmenden Stellung nahmen. Umgekehrt überführte die Moderation Hinweise aus der Videokonferenz direkt in konkrete Entscheidungsfragen. Dadurch entstand kein paralleles Online-Gespräch, sondern ein gemeinsamer Arbeitsprozess.
Vom Programmentwurf zur belastbaren Aufgabenverteilung
Am Vormittag arbeitete die Präsenzgruppe zunächst ohne Zuschaltung. Sie ordnete die vorhandenen Themen und markierte Punkte, bei denen didaktische oder methodische Rückmeldung erforderlich war. Diese Vorbereitung verkürzte die anschließende digitale Abstimmung: Statt den gesamten Entwurf zu besprechen, konnte das Team gezielt jene Stellen aufrufen, an denen Entscheidungen ausstanden.
In der ersten hybriden Phase prüfte die Fachkraft für Didaktik den geplanten Aufbau. Im Mittelpunkt standen die Lernziele, der Wechsel zwischen Input und Anwendung sowie die Frage, welche Inhalte zwingend aufeinander aufbauen mussten. Das Projektteam hielt die daraus folgenden Anpassungen unmittelbar im Dokument fest.
Nach einer Pause teilte sich die Präsenzgruppe für eine begrenzte Arbeitsphase. Eine Teilgruppe überarbeitete die Modulabfolge, die andere formulierte Anforderungen an Materialien und Praxisaufgaben. Anschließend wurden beide Arbeitsstände im Konferenzraum zusammengeführt. Die zweite externe Fachkraft kam zur Besprechung der Evaluation hinzu und half dabei, offene Prüffragen von bereits entscheidungsreifen Punkten zu trennen.
Das Catering war so in den Ablauf eingebunden, dass die Mittagspause nicht mit einer digitalen Sitzung zusammenfiel. Besondere Ernährungswünsche wurden im Vorfeld gesammelt und im Rahmen der Abstimmung berücksichtigt. Getränke standen während der Arbeitsphasen bereit. Auf diese Weise ließ sich die Pause tatsächlich zur Erholung und zum informellen Austausch nutzen.
Eine kurzfristige Änderung ohne neuen Ablaufplan
Kurz vor dem Workshop hatte sich angekündigt, dass eine der externen Fachkräfte nur in zwei klar begrenzten Zeitfenstern teilnehmen konnte. Anstatt den gesamten Ablauf zu verschieben, ordnete die Organisation die fachlich relevanten Fragen neu. Das Villa-Team berücksichtigte die angepassten Zuschaltphasen beim Techniktest und hielt den Raum zwischen den Videokonferenzen für die interne Arbeit vorbereitet.
Diese Änderung zeigte, warum bei einem hybriden Workshop nicht jede Person dauerhaft online sein muss. Für den konkreten Fall war eine punktuelle Einbindung sinnvoller: Die externen Fachkräfte erhielten vorab die aktuelle Arbeitsfassung, beteiligten sich an den für sie relevanten Entscheidungen und bekamen zum Abschluss eine Zusammenfassung der vereinbarten nächsten Schritte.
Die klare Trennung der Zuständigkeiten half dabei. Das Projektteam verantwortete Inhalte, Moderation und Dokumentation. Die Villa Trufanow bereitete Raum, vereinbarte Leistungen und organisatorische Abläufe vor und unterstützte die technische Einrichtung im abgestimmten Umfang. So blieb transparent, welche Beiträge vom Veranstaltungsort und welche von der buchenden Organisation kamen.
Dokumentierte Entscheidungen statt bloßer Gesprächsnotizen
Zum Abschluss lag eine überarbeitete Struktur des Fortbildungsprogramms vor. Die Module waren in eine abgestimmte Reihenfolge gebracht, zentrale Lernziele den jeweiligen Abschnitten zugeordnet und Verantwortlichkeiten für die weitere Ausarbeitung verteilt. Zusätzlich führte das Team eine Liste mit Punkten, die vor der endgültigen Freigabe fachlich oder organisatorisch geprüft werden sollten.
Für die externe Evaluation wurde noch kein fertiges Messkonzept beschlossen. Stattdessen formulierte die Gruppe konkrete Leitfragen, anhand derer die zuständige Fachkraft einen Vorschlag ausarbeiten sollte. Dieses Ergebnis war für den Projektstand angemessen: Der Workshop schuf eine belastbare Arbeitsgrundlage, ohne Entscheidungen vorwegzunehmen, für die noch Unterlagen fehlten.
Die Dokumentation ging nach der Veranstaltung an alle Beteiligten. Damit konnten auch die beiden externen Fachkräfte nachvollziehen, welche ihrer Hinweise übernommen worden waren und welche Fragen in der nächsten Projektphase weiterbearbeitet werden sollten.
Was sich aus diesem hybriden Workshop ableiten lässt
Der Fall macht deutlich, dass hybride Zusammenarbeit vor allem eine Frage der Struktur ist. Technik schafft die Verbindung, ersetzt aber weder Moderation noch vorbereitete Entscheidungsfragen. Besonders hilfreich waren die vorab festgelegten Zuschaltphasen, ein gemeinsam bearbeitetes Dokument und die eindeutige Verantwortung für Wortmeldungen und Ergebnissicherung.
Auch die Wahl des Raums hing eng mit der Arbeitsmethode zusammen. Benötigt wurde kein Ort für eine lange Vortragsfolge, sondern ein Konferenzraum für wechselnde Gesprächs-, Arbeits- und Onlinephasen. Hinweise zu Ausstattung und Buchungsfragen sind auf der Seite zum Tagungsraum in Leipzig sowie in den häufig gestellten Fragen zusammengefasst. Weitere Veranstaltungsszenarien finden sich unter den Case Studies der Villa Trufanow.
Für die Bildungsorganisation war der externe Ort vor allem deshalb hilfreich, weil er einen klaren Rahmen setzte. Die Präsenzgruppe konnte sich aus dem Tagesgeschäft zurückziehen, während die Fachkräfte gezielt aus der Distanz beitrugen. Aus mehreren vorbereiteten Themenlisten entstand so ein gemeinsamer Arbeitsstand, der Zuständigkeiten und nächste Schritte nachvollziehbar festhielt.
English Summary
A non-profit educational organisation from Central Germany held a one-day hybrid workshop at Villa Trufanow to develop a new professional training programme. A small project team worked in the conference room, while two external specialists in didactics and evaluation joined selected sessions remotely. The main challenge was to combine focused on-site collaboration with structured digital input. Villa Trufanow prepared the agreed room setup, technical arrangements, beverages and catering, while the organisation managed facilitation and content. By the end of the workshop, the team had documented a revised programme structure, assigned responsibilities and defined questions for the next project phase.
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