Für die Besetzung zweier Projektstellen kam ein mittelständisches Ingenieurbüro aus Mitteldeutschland in der Villa Trufanow zusammen. Die Verantwortlichen wollten mehrere fachlich geeignete Bewerberinnen und Bewerber in einem strukturierten Auswahlverfahren vergleichen und zugleich klären, wer zum interdisziplinären Projektteam passte. Im eigenen Büro fehlte dafür ein ungestörter Ort, weil dort parallel Kundentermine und laufende Planungsarbeiten stattfanden. Der externe Meetingraum sollte konzentrierte Gespräche ermöglichen und verhindern, dass Beschäftigte den Bewerbenden zufällig begegneten.
An dem Auswahltag wirkten die technische Leitung, eine Projektverantwortliche und eine Mitarbeiterin aus dem Personalbereich mit. Statt voneinander unabhängiger Einzelgespräche plante das Ingenieurbüro einen einheitlichen Ablauf aus Kurzpräsentation, Fachaufgabe und persönlichem Interview. Auf diese Weise sollten fachliche Urteilsfähigkeit, verständliche Kommunikation und Zusammenarbeit anhand derselben Kriterien betrachtet werden.
Warum der Auswahlprozess Abstand vom Büro brauchte
Die beiden ausgeschriebenen Positionen waren eng mit einem neu zusammengestellten Planungsteam verbunden. Gesucht wurden keine identischen Profile: Eine Stelle verlangte vor allem Erfahrung in der technischen Projektbearbeitung, bei der anderen spielte die Koordination verschiedener Beteiligter eine größere Rolle. Deshalb reichte es nicht, Lebensläufe und Arbeitszeugnisse miteinander zu vergleichen.
Im bisherigen Bewerbungsverfahren hatten sich mehrere Personen fachlich überzeugend präsentiert. Offen blieb jedoch, wie sie komplexe Sachverhalte strukturieren, Rückfragen aufnehmen und Entscheidungen begründen würden. Genau diese Fähigkeiten wollte das Auswahlteam in einer realitätsnahen Aufgabe beobachten.
Die Trennung vom Arbeitsalltag erfüllte dabei zwei Funktionen. Zum einen konnten sich die drei Verantwortlichen ohne Unterbrechungen auf die Gespräche konzentrieren. Zum anderen blieb die Vertraulichkeit des Verfahrens gewahrt. Der Standort der Villa Trufanow in der Trufanowstraße 25 in Leipzig bot dafür einen neutralen Rahmen außerhalb des Unternehmens.
Ein Meetingraum für Gespräche und Beobachtung
Bei der Anfrage stand nicht eine klassische Tagung im Mittelpunkt, sondern ein Wechsel zwischen Präsentation, Gespräch und interner Auswertung. Das Unternehmen benötigte daher einen Konferenzraum in Leipzig, in dem alle Beteiligten gemeinsam arbeiten konnten, ohne den Raum zwischen den einzelnen Phasen grundlegend umzubauen.
Die Sitzordnung wurde auf den Gesprächscharakter ausgerichtet. Die Bewerbenden sollten nicht frontal einem breiten Gremium gegenübersitzen, sondern ihre Lösung vorstellen und anschließend mit dem Auswahlteam diskutieren können. Unterlagen, Bewertungsbögen und die Aufgabenstellung wurden so vorbereitet, dass jede Person vergleichbare Bedingungen erhielt.
Vor dem Veranstaltungstag stimmten das Ingenieurbüro und das Team der Villa den zeitlichen Rahmen, die Nutzung des Raumes sowie die geplanten Pausen ab. Fragen zur Buchung und Organisation lassen sich grundsätzlich auch über die FAQ der Villa Trufanow einordnen. Die fachlichen Inhalte und sämtliche personenbezogenen Unterlagen blieben vollständig in der Verantwortung des veranstaltenden Unternehmens.
Eine Planungsaufgabe statt abstrakter Bewerbungsfragen
Kern des Auswahlverfahrens war eine kompakte Fallaufgabe aus dem typischen Arbeitsumfeld des Ingenieurbüros. Die Bewerbenden erhielten eine Projektsituation mit widersprüchlichen Anforderungen: Ein Auftraggeber erwartete eine rasche Entscheidung, während wichtige technische Angaben noch fehlten. Gefragt war kein vollständig ausgearbeiteter Lösungsplan. Vielmehr sollten die Kandidatinnen und Kandidaten erläutern, welche Informationen sie zuerst prüfen, welche Risiken sie ansprechen und wie sie das weitere Vorgehen koordinieren würden.
Nach einer eigenständigen Vorbereitungsphase stellten sie ihre Überlegungen im Meetingraum vor. Das Auswahlteam stellte anschließend dieselben fachlichen Kernfragen, ließ aber Raum für individuelle Vertiefungen. Dadurch wurde sichtbar, wer Unsicherheiten offen benannte, nachvollziehbare Prioritäten setzte und zwischen technischen sowie organisatorischen Gesichtspunkten unterscheiden konnte.
Die Arbeitsprobe veränderte auch die Rolle des Gremiums. Statt sich auf spontane Eindrücke zu verlassen, konnten die Beteiligten konkrete Beobachtungen festhalten. Bewertet wurden unter anderem der Aufbau der Argumentation, der Umgang mit fehlenden Informationen und die Verständlichkeit der Präsentation. Persönliche Sympathie blieb relevant für die Zusammenarbeit, wurde aber von den fachlichen Kriterien getrennt betrachtet.
Vergleichbare Gespräche ohne starres Interview
An die Präsentation schloss sich jeweils ein strukturiertes Gespräch an. Die technische Leitung fragte nach fachlichen Entscheidungen, während die Projektverantwortliche mögliche Situationen aus dem Teamalltag aufgriff. Der Personalbereich achtete darauf, dass zentrale Themen bei allen Bewerbenden behandelt wurden.
Trotz dieses festen Rahmens entstand kein bloßes Frage-Antwort-Schema. Eine Person entwickelte beispielsweise während der Diskussion eine alternative Vorgehensweise, nachdem das Gremium eine zusätzliche Projektbedingung eingebracht hatte. Eine andere überzeugte weniger durch eine schnelle Lösung als durch präzise Rückfragen und eine sorgfältige Abwägung. Beides lieferte Hinweise darauf, wie die jeweiligen Arbeitsweisen im späteren Projekt aussehen könnten.
Zwischen den Terminen nutzte das Auswahlteam den Raum für kurze Auswertungen. Beobachtungen wurden unmittelbar abgeglichen, damit sich Aussagen aus späteren Gesprächen nicht mit früheren Eindrücken vermischten. Längere Diskussionen über die endgültige Entscheidung wurden bewusst bis zum Abschluss aller Interviews zurückgestellt.
Als ein Bewerber kurzfristig ausfiel
Am Veranstaltungstag sagte eine eingeladene Person kurzfristig ab. Statt den frei gewordenen Zeitraum mit einer vorgezogenen Entscheidung zu füllen, überarbeitete das Gremium gemeinsam seine Notizen und präzisierte die Unterscheidung zwischen Muss- und Kann-Kriterien. Das erwies sich für die nachfolgenden Gespräche als hilfreich.
Zugleich zeigte die Änderung, weshalb der Ablauf nicht zu eng angelegt worden war. Vorbereitungsphasen, Interviews und interne Beratungen konnten angepasst werden, ohne die Aufgabenstellung für die übrigen Bewerbenden zu verändern. Der ausgefallene Termin sollte separat nachgeholt werden, damit die betreffende Person weiterhin unter vergleichbaren Bedingungen teilnehmen konnte.
Für Auswahlverfahren dieser Art eignet sich ein Tagungsraum in Leipzig vor allem dann, wenn die Raumplanung den methodischen Ablauf unterstützt. Entscheidend ist weniger die Menge einzelner Programmpunkte als die klare Trennung von Vorbereitung, Beobachtung und gemeinsamer Bewertung.
Welche Bewerber überzeugten das Ingenieurbüro?
Zum Abschluss führte das Gremium seine Bewertungen zusammen. Für die technisch geprägte Stelle rückte eine Person in den Vordergrund, die Risiken früh erkannt, Annahmen klar gekennzeichnet und ihre nächsten Prüfschritte logisch geordnet hatte. Sie hatte nicht auf jede Frage sofort eine Antwort, zeigte aber transparent, wie sie belastbare Entscheidungen vorbereiten würde.
Bei der koordinierenden Position überzeugte ein anderes Profil. Ausschlaggebend waren die verständliche Übersetzung technischer Zusammenhänge, das aktive Aufgreifen von Rückfragen und ein realistischer Blick auf Zuständigkeiten. Die Präsentation war weniger detailreich, machte jedoch deutlich, wie unterschiedliche Projektbeteiligte in einen Entscheidungsprozess eingebunden werden könnten.
Damit lieferte der Tag keine einfache Rangliste, sondern eine Zuordnung unterschiedlicher Stärken zu den beiden Aufgabenfeldern. Für beide Stellen wurden bevorzugte Kandidaturen bestimmt. Zudem hielt das Gremium fest, welche Punkte in den nächsten Gesprächen vertieft und welche Referenzen noch geprüft werden sollten. Die endgültigen Entscheidungen blieben somit an klar dokumentierte Folgeschritte gebunden.
Was der externe Rahmen zur Entscheidung beitrug
Der Meetingraum nahm dem Ingenieurbüro die inhaltliche Entscheidung nicht ab. Er schuf jedoch Bedingungen, unter denen Unterschiede zwischen den Bewerbenden genauer beobachtet werden konnten. Die Verantwortlichen mussten nicht zwischen Projekttelefonaten, internen Rückfragen und spontanen Begegnungen im Büro wechseln.
Als besonders nützlich erwies sich die Möglichkeit, nach jedem Gespräch am selben Ort zu beraten. So blieben Aufgabenstellung, Bewertung und Austausch eng miteinander verbunden. Der neutrale Rahmen signalisierte den Bewerbenden außerdem, dass für das Auswahlverfahren bewusst Zeit reserviert worden war.
Für weitere Personalauswahlen möchte das Ingenieurbüro die entwickelte Fallaufgabe beibehalten und vorab noch genauer festlegen, welche Beobachtung welchem Kriterium zugeordnet wird. Weitere Beispiele für unterschiedliche Veranstaltungsformate finden sich in den Case Studies der Villa Trufanow. Der konkrete Fall zeigt: Ein gut vorbereitetes Auswahlverfahren profitiert davon, wenn Ort, Methode und angestrebte Entscheidung konsequent aufeinander abgestimmt werden.
A medium-sized engineering consultancy from Central Germany used Villa Trufanow in Leipzig for a structured recruitment day. The team needed to compare applicants for two different project roles while maintaining confidentiality and avoiding interruptions from daily office work. Each candidate completed a realistic planning task, presented an approach and discussed technical and organisational decisions with the selection panel. Short evaluation phases between interviews helped the panel separate observable evidence from general impressions. The process identified two different profiles whose strengths matched the respective roles and produced a documented set of follow-up questions and checks before the final hiring decisions.
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