Für eine zweitägige Strategiewerkstatt suchte ein mittelständisches Beratungsunternehmen aus Norddeutschland einen externen Veranstaltungsort. In der Villa Trufanow in Leipzig verband das Projektteam konzentrierte Arbeitsphasen, vertrauliche Gespräche und hybride Beiträge zu einem klar strukturierten Ablauf.
Warum das Team das eigene Büro verließ
Anlass der Veranstaltung war die Neuausrichtung eines internen Leistungsbereichs. Unterschiedliche Projektgruppen hatten zuvor eigene Vorschläge entwickelt, die nun zusammengeführt und in konkrete Maßnahmen übersetzt werden sollten.
Die Besprechungsräume am Unternehmensstandort waren dafür nur bedingt geeignet. Dort hätte der laufende Bürobetrieb regelmäßig zu Unterbrechungen geführt. Zudem fehlten ausreichend getrennte Flächen für parallele Kleingruppen. Ein Ortswechsel sollte den Beteiligten helfen, Abstand zum Tagesgeschäft zu gewinnen und Entscheidungen ohne ständige operative Ablenkung vorzubereiten.
Teilgenommen haben 24 Personen vor Ort. Zwei weitere Fachverantwortliche wurden zeitweise digital zugeschaltet. Unter den Gästen befand sich außerdem eine Person mit eingeschränkter Mobilität, deren Wege und Sitzplatz bei der Planung berücksichtigt wurden.
Anforderungen zwischen Diskretion und Gruppenarbeit
Bei der ersten Anfrage nannte die Projektleitung drei zentrale Anforderungen: vertrauliche Nutzung, flexible Raumaufteilung und eine stabile Videokonferenzlösung. Darüber hinaus sollten Moderationsmaterialien, Präsentationsflächen und ein Catering mit vegetarischen sowie glutenfreien Optionen bereitstehen.
Entscheidend war die Möglichkeit, das Haus während der Veranstaltung ungestört zu nutzen. Die Gesprächsinhalte betrafen künftige Verantwortlichkeiten, interne Prozesse und noch nicht kommunizierte Veränderungen. Eine Umgebung ohne Publikumsverkehr unterstützte daher sowohl die Vertraulichkeit als auch die offene Diskussion.
Die Lage in der Trufanowstraße 25, 04105 Leipzig, spielte ebenfalls eine Rolle. Mehrere Beteiligte reisten aus Hamburg, Hannover, Berlin und Dresden an. Informationen zur Bahnreise konnten vorab über die Reiseauskunft der Deutschen Bahn gebündelt werden. Für die Anfahrt mit dem Auto halfen die Hinweise zum Parken an der Tagungsvilla.
Räume mit unterschiedlichen Aufgaben
Für die gemeinsamen Arbeitsblöcke nutzte die Gruppe den größeren Tagungsraum in Leipzig. Die Bestuhlung wurde nicht als klassische Reihenanordnung aufgebaut, sondern in einem offenen Halbkreis mit zusätzlichen Arbeitstischen. So konnten Präsentationen verfolgt und Diskussionen ohne aufwendigen Umbau geführt werden.
Zwei weitere Bereiche dienten als Rückzugsorte für Arbeitsgruppen. In diesen Phasen bearbeiteten die Teilnehmenden Themen wie Verantwortungsverteilung, Kommunikationswege und Priorisierung. Ein separater Workshopraum in Leipzig wurde für eine kleinere Gruppe vorbereitet, die sensible Personal- und Rollenfragen besprach.
An den Wänden standen Flächen für Prozessdarstellungen, Maßnahmenpläne und offene Fragen zur Verfügung. Moderationskarten wurden nach Themenfarben sortiert. Dadurch ließ sich am Ende jeder Arbeitsphase schnell erkennen, welche Punkte bereits geklärt waren und wo noch Abstimmungsbedarf bestand.
Vorbereitung ohne unnötige Schnittstellen
Die interne Projektleitung übermittelte Agenda, Präsentationen und Teilnehmerhinweise mehrere Tage vor dem Termin. Auch die geplanten digitalen Beiträge wurden vorab benannt. Das Team der Villa stimmte daraufhin Raumplan, Technik, Getränkestationen und Cateringablauf mit einer festen Kontaktperson ab.
Die Veranstaltungsleitung und zwei Referierende erhielten vor Beginn früheren Zugang. Diese Zeit wurde genutzt, um Unterlagen auszulegen, eigene Notebooks anzuschließen und die Präsentationsreihenfolge zu prüfen. Anschließend folgte ein Probelauf der Videokonferenz. Dabei wurden Kameraausschnitt, Tonübertragung und die Darstellung digitaler Inhalte getestet.
Zur Ausstattung gehörten:
- Bildschirm und Präsentationsanschlüsse
- Kamera und Mikrofon für hybride Beiträge
- Flipcharts, Pinnwände und Moderationskoffer
- Verlängerungen und Ladeoptionen an den Arbeitstischen
- beschriftete Ablageflächen für Unterlagen
Die getestete Kombination blieb während beider Veranstaltungstage aufgebaut. Das reduzierte Wechselzeiten und verhinderte, dass Technik nach einzelnen Arbeitsphasen neu eingerichtet werden musste.
Vom Lagebild zum Maßnahmenplan
Nach dem Empfang begann die Veranstaltung mit einer gemeinsamen Bestandsaufnahme. Die Projektleitung stellte die Ausgangslage vor, anschließend ergänzten die Teilnehmenden ihre Perspektiven. Offene Punkte wurden zunächst gesammelt, ohne bereits Lösungen festzulegen.
Im zweiten Abschnitt arbeiteten mehrere Gruppen parallel. Jede Gruppe erhielt einen eigenen Auftrag und dokumentierte ihre Ergebnisse auf vorbereiteten Vorlagen. Die Arbeitsstände wurden danach im Plenum vorgestellt, kritisch geprüft und zusammengeführt.
Der zweite Tag diente vor allem der Entscheidung. Aus einer längeren Sammlung möglicher Vorhaben entstanden sechs priorisierte Maßnahmen. Für jede Maßnahme wurden eine verantwortliche Rolle, ein erster Umsetzungsschritt und ein interner Prüftermin vereinbart. Ein gemeinsames Abschlussbild hielt außerdem fest, welche Themen ausdrücklich nicht Teil des aktuellen Projekts sein sollten.
Catering als Teil des Arbeitsrhythmus
Die Bewirtung war auf kurze Unterbrechungen und längere Gesprächspausen abgestimmt. Wasser, Kaffee und Tee standen durchgehend bereit. Zum Mittagessen wurden leichte Gerichte serviert, darunter vegetarische und glutenfreie Varianten. Obst, Gebäck und herzhafte Kleinigkeiten ergänzten die Pausen.
Ein ursprünglich für den zweiten Tag geplantes warmes Essen wurde kurzfristig angepasst. Mehrere Beteiligte wollten die laufende Entscheidungsrunde nicht für eine längere Pause unterbrechen. Nach kurzer Abstimmung stellte das Villa-Team stattdessen ein unkompliziertes Buffet bereit, das zeitlich flexibel genutzt werden konnte. Die Agenda musste dadurch nicht gekürzt werden.
Eine unerwartete digitale Zuschaltung
Am ersten Veranstaltungstag meldete sich eine weitere Fachperson, die wegen einer kurzfristigen Reiseänderung nicht nach Leipzig kommen konnte. Ihre Teilnahme war für einen einzelnen Themenblock wichtig.
Der Zugang zur Videokonferenz wurde ergänzt und vor Beginn des betreffenden Abschnitts erneut getestet. Im Raum stellte das Team einen zusätzlichen Bildschirm so auf, dass sowohl die Präsentation als auch die zugeschaltete Person sichtbar blieben. Die Arbeitsgruppe konnte ihre Diskussion wie vorgesehen fortsetzen; lediglich die Reihenfolge zweier Agenda-Punkte wurde getauscht.
Diese Anpassung zeigte, dass hybride Teilnahme nicht den gesamten Ablauf bestimmen muss. Sie kann gezielt für einzelne Beiträge eingesetzt werden, wenn Technik und Moderation darauf vorbereitet sind.
Ergebnisse, die direkt weiterverwendet werden konnten
Am Ende lagen nicht nur Diskussionsnotizen, sondern abgestimmte Arbeitsergebnisse vor. Die Gruppe verabschiedete sechs Maßnahmen, definierte drei bereichsübergreifende Verantwortlichkeiten und klärte vier zuvor offene Schnittstellen.
Alle geplanten Arbeitsblöcke wurden durchgeführt. Der Veranstaltungsbeginn und die digitalen Zuschaltungen erfolgten planmäßig. In der internen Kurzauswertung bewerteten 22 von 24 Teilnehmenden die räumlichen Bedingungen als passend für konzentrierte Zusammenarbeit. Das vereinbarte Budget wurde eingehalten; hinzu kam lediglich die vorab freigegebene technische Ergänzung für die hybride Teilnahme.
Die Ergebnisse wurden nach der Veranstaltung digitalisiert und in die interne Projektstruktur übertragen. Fotos der Pinnwände dienten dabei als Sicherung, während die verbindlichen Entscheidungen in einem separaten Maßnahmenprotokoll dokumentiert wurden.
Kundenstimme aus der Nachbereitung
„Die räumliche Trennung der Arbeitsgruppen und die ruhige Atmosphäre haben uns geholfen, auch schwierige Punkte sachlich zu besprechen. Besonders hilfreich war, dass Technik, Verpflegung und kurzfristige Änderungen über eine zentrale Abstimmung gelöst wurden“, erklärte die verantwortliche Projektleiterin nach der Veranstaltung.
Was beim nächsten Termin anders geplant wird
Bewährt haben sich die klare Trennung von Plenum und Gruppenarbeit, der Techniktest vor Ort sowie die frühzeitige Übermittlung der Ernährungswünsche. Auch die Anreise nach Leipzig erwies sich für die Beteiligten aus mehreren Regionen als praktikabel. Hotels in der näheren Umgebung ermöglichten kurze Wege zwischen Übernachtung und Veranstaltungsort.
Bei einer Folgeveranstaltung möchte das Unternehmen den ersten Arbeitsauftrag bereits vor der Anreise versenden. So könnten die Gruppen mit vorbereiteten Positionen starten. Zusätzlich soll eine Person ausschließlich die Ergebnisdokumentation übernehmen, damit Moderation und Protokollführung deutlicher getrennt sind.
Die Villa Trufanow kommt für eine weitere Strategierunde erneut infrage. Der mögliche Folgetermin soll stärker auf die Umsetzungsprüfung ausgerichtet werden. Hinweise zu geeigneten Raumformaten und weiteren Einsatzmöglichkeiten bietet auch der Bereich Kundenbeispiele der Villa Trufanow.
English Summary
A medium-sized consulting company held a two-day strategy workshop at Villa Trufanow in Leipzig. The venue provided separate spaces for plenary sessions, confidential discussions and small-group work, while hybrid technology enabled selected remote contributions. Flexible room arrangements, tested presentation equipment and coordinated catering supported the agenda. By the end of the event, the team had agreed on six measures, assigned responsibilities and documented the next implementation steps.
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