Ein Münchner Ingenieurbüro für technische Gebäudeausrüstung plante eine interne Jahresauftaktklausur für sein Projektleitungsteam. Im Mittelpunkt standen die Abstimmung laufender Planungsaufträge, die Verteilung personeller Kapazitäten und gemeinsame Standards für Projektübergaben. Dafür wurde in der Leipziger Villa Trufanow ein moderner Seminarraum für einen Arbeitstag vereinbart.
Die Veranstaltung war auf konzentrierte Arbeitsphasen in einer überschaubaren Gruppe ausgerichtet. Das Team wollte zunächst den Stand laufender Bauvorhaben auswerten, anschließend anstehende Planungsaufgaben priorisieren und zum Schluss Zuständigkeiten verbindlich festhalten. Bereits bei der Anfrage wurde deutlich, dass die Gruppe einen Raum benötigte, in dem gemeinsame Besprechungen und kleinere Arbeitsrunden möglich waren.
Die Anfrage: Ablauf, Projektunterlagen und Verpflegung klären
Im Vorgespräch erläuterte die organisatorisch verantwortliche Person des Ingenieurbüros den geplanten Tagesablauf. Vorgesehen waren drei längere Arbeitsblöcke: eine Auswertung laufender Projekte, die Abstimmung kommender Planungsleistungen und eine abschließende Aufgabenverteilung.
Dabei wurden die gewünschte Nutzungsdauer des Seminarraums, die Ankunfts- und Vorbereitungszeit sowie die Getränkeversorgung besprochen. Hinzu kamen die Nutzung eigener Projektunterlagen, die technischen Anforderungen für eine Präsentation und die Möglichkeit, Arbeitsergebnisse für alle sichtbar festzuhalten.
Der Kunde brachte eigene Unterlagen mit, darunter Projektübersichten, Auszüge aus Terminplänen, vorbereitete Kapazitätsübersichten und Arbeitsblätter zu internen Übergaben. Auch die fachlichen Präsentationsinhalte lagen beim Ingenieurbüro. Das Villa-Team stimmte die organisatorischen Anforderungen rund um die vereinbarte Raumnutzung ab.
Für die Versorgung wurden Getränke gebucht. Das Catering organisierte der Kunde extern. Gemeinsam mit dem Villa-Team wurden die Anlieferung und der vorgesehene Pausenablauf abgestimmt.
Vorbereitung vor Ort: Raum für einen klaren Arbeitsablauf
Am Veranstaltungstag trafen die ersten Teilnehmenden vor Beginn ein, um Unterlagen zu sortieren und den Ablauf untereinander abzugleichen. Der Seminarraum wurde entsprechend der vorherigen Absprache bereitgestellt. Die Gruppe nutzte ihn zunächst für die gemeinsame Eröffnung und anschließend für wechselnde Gesprächs- und Arbeitsphasen.
Das Villa-Team ermöglichte den vereinbarten Zugang, stellte die gebuchten Getränke bereit und war bei organisatorischen Fragen vor Ort ansprechbar. Die mitgebrachten Projektunterlagen wurden vom Kundenteam selbst verteilt und an den Arbeitsplätzen ausgelegt.
Für die Präsentation verwendete das Projektleitungsteam eigene Dateien. Zu Beginn stellte eine Bereichsleitung den Stand der laufenden Planungsaufträge vor. Die Gruppe verglich vereinbarte Meilensteine mit dem aktuellen Bearbeitungsstand, besprach Rückmeldungen aus Projektbesprechungen und sammelte offene Abstimmungsfragen.
Erste Arbeitsphase: Projekte und Schnittstellen auswerten
Nach der Einführung arbeiteten die Teilnehmenden mit ihren vorbereiteten Projektübersichten. Dabei ging es um konkrete Fragen: Welche Planungsaufgaben standen unmittelbar bevor? Wo fehlten noch Angaben anderer Projektbeteiligter? Welche Übergaben zwischen den Fachplanungen mussten genauer vorbereitet werden?
- Besondere Aufmerksamkeit galt den Schnittstellen zwischen Heizung, Lüftung, Sanitär und Elektrotechnik. Die Projektleitungen besprachen, an welchen Stellen unterschiedliche Planungsstände zu Rückfragen führten und welche Informationen für die weitere Bearbeitung benötigt wurden.
- Die Moderation sammelte die Punkte und ordnete sie nach Projekten und übergreifenden Aufgaben. Daraus entstanden eine Übersicht bereits geklärter Sachverhalte und eine Liste mit Entscheidungen, die im Laufe des Tages getroffen werden sollten.
Der Seminarraum diente in diesem Abschnitt als gemeinsamer Besprechungsort. Für Präsentationen und Abstimmungen blieb die Gruppe zusammen. Einzelne Rückfragen wurden in kleineren Gesprächsrunden an verschiedenen Stellen im Raum bearbeitet und anschließend wieder in die Gesamtrunde eingebracht.
Arbeitsgruppen: Planungsaufgaben priorisieren und Übergaben verbessern
Im zweiten Block teilte sich das Team nach Aufgabenfeldern auf. Eine Gruppe beschäftigte sich mit den anstehenden Projektmeilensteinen und der Verfügbarkeit der benötigten Fachkräfte. Eine weitere Gruppe bearbeitete die Frage, welche Unterlagen bei internen Projektübergaben vollständig vorliegen sollten.
- Die Teilnehmenden arbeiteten mit ihren mitgebrachten Entwürfen und ergänzten fehlende Informationen direkt auf den Arbeitsblättern. Für die Übergaben hielten sie beispielsweise fest, wie freigegebene Planungsstände, offene Rückfragen und noch ausstehende Entscheidungen dokumentiert werden sollten.
- Bei der Kapazitätsplanung wurden Aufgabenpakete, benötigte Vorarbeiten und verantwortliche Personen zugeordnet. Wo mehrere Projekte dieselben Fachkräfte benötigten, markierte die Gruppe die Überschneidungen für die gemeinsame Abstimmung.
- Nach den Arbeitsrunden stellten die Gruppen ihre Ergebnisse vor. Das gesamte Team prüfte, ob Aufgaben mehrfach vergeben waren, wichtige Abhängigkeiten fehlten oder Entscheidungen noch mit weiteren Beteiligten geklärt werden mussten. Für diese Punkte wurden konkrete Rückfragen und Zuständigkeiten notiert.
Die Villa Trufanow stellte die vereinbarten Räumlichkeiten und die organisatorische Grundlage für diesen Ablauf bereit. Die fachliche Bewertung der Planungsaufträge, die Verteilung der Kapazitäten und die Festlegung interner Standards lagen beim Ingenieurbüro.
Mittagspause und Fortsetzung der Planung
Für die Mittagspause war ein eigener Zeitabschnitt vorgesehen. Das extern organisierte Catering wurde in den abgestimmten Ablauf eingebunden. Die Teilnehmenden nutzten die Pause auch für informelle Gespräche und bereiteten ihre Unterlagen für den Nachmittag vor.
Nach der Pause stand die Überführung der Arbeitsergebnisse in einen gemeinsamen Plan im Mittelpunkt. Die Gruppe ging die gesammelten Aufgaben durch, ergänzte offene Zuständigkeiten und prüfte die Reihenfolge der nächsten Bearbeitungsschritte.
Eine Person aus dem Projektleitungsteam führte Protokoll. Sie hielt fest, welche Entscheidungen getroffen wurden, welche Punkte noch geprüft werden mussten und welche Aufgaben bis zur nächsten internen Abstimmung bearbeitet werden sollten. Die übrigen Teilnehmenden kontrollierten die Einträge anhand ihrer Projektunterlagen.
Abschluss: Ein gemeinsamer Stand für die weitere Projektarbeit
Zum Ende der Veranstaltung fasste das Team die Ergebnisse in einer gemeinsamen Übersicht zusammen. Diese enthielt die priorisierten Planungsaufgaben, abgestimmte Zuständigkeiten und die nächsten erforderlichen Übergaben. Ergänzend wurde eine Liste mit offenen Fragen erstellt, die mit weiteren Kolleginnen und Kollegen oder externen Projektbeteiligten geklärt werden sollten.
Vor dem Verlassen des Seminarraums sammelte die Gruppe ihre Materialien ein und vereinbarte, wer das Protokoll und die Aufgabenübersicht weiterbearbeitet. Die fachlichen Ergebnisse entstanden durch die Vorbereitung, Diskussionen und Entscheidungen des Ingenieurbüros.
- Für den Kunden bestand der Nutzen des Arbeitstages darin, die Projektplanung gemeinsam zu bearbeiten, Überschneidungen sichtbar zu machen und nächste Schritte schriftlich festzuhalten. Die Villa Trufanow unterstützte den Ablauf durch die vereinbarte Bereitstellung des Seminarraums, die gebuchten Getränke und die Abstimmung der praktischen Rahmenbedingungen vor Ort.
English Summary
A Munich-based building services engineering consultancy arranged a one-day internal planning meeting for its project management team at Villa Trufanow. Before the event, the organiser clarified room use, arrival arrangements, drinks, presentation requirements and the use of the team’s own project documents. Participants reviewed ongoing projects, discussed coordination between engineering disciplines and worked in smaller groups on upcoming milestones and internal handovers. Lunch catering was arranged externally. The meeting concluded with a shared overview of priorities, responsibilities and follow-up questions. The Villa team provided the agreed seminar room, drinks and on-site organisational support.
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