Als Anbieter von Tagungsräumen, der eine Vielzahl von Anfragen für Besprechungsräume bearbeitet, wissen wir, dass Besprechungen eine Vielzahl von Funktionen erfüllen. Es kann sich dabei um ein jährliches unternehmensweites Treffen, den Start einer neuen Initiative oder einfach nur um den Jahresausklang handeln. Was auch immer der Grund sein mag, der Organisator des Meetings hat in der Regel ein Ziel vor Augen – das Meeting soll Spaß machen und produktiv sein.
In einer kürzlich durchgeführten Studie gaben 46 % der Befragten an, dass sie Meetings als unproduktiv empfinden, und viele sagten auch, dass nur 10 % der in Meetings getroffenen Entscheidungen nach dem Meeting tatsächlich in die Tat umgesetzt wurden. Autsch! Viele Menschen fürchten sich sogar davor, an Sitzungen teilzunehmen, weil sie glauben, dass sie langweilig sind und eine Zeitverschwendung darstellen. Die Wahl des Veranstaltungsortes, zum Beispiel die Villa Trufanow, kann einen großen Einfluss darauf haben, wie gut die Sitzung verläuft, aber es gibt noch andere Dinge, die Sie beachten sollten, um Ihre Besprechung so erfolgreich wie möglich zu gestalten:
Planen Sie die Tagesordnung Ihrer Besprechungen sorgfältig
Es ist wichtig, dass Sie im Vorfeld eine Tagesordnung für Ihre Besprechungen erstellen, damit Sie sicherstellen können, dass Sie alle notwendigen Punkte in den Besprechungen abdecken. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tagesordnung rechtzeitig vor der Sitzung aufstellen und sie den Teilnehmern mitteilen, damit diese wissen, was erwartet wird, und gegebenenfalls Änderungen oder Ergänzungen vorschlagen können.
Planen Sie einige Pausen während der Besprechungen ein
Wenn die Besprechung über einen längeren Zeitraum oder sogar den ganzen Tag dauern soll, müssen Sie unbedingt auch Pausen einplanen. Sie können nicht erwarten, dass sich die Teilnehmer den ganzen Tag auf Präsentationen und PowerPoint-Präsentationen konzentrieren und sich Notizen machen, sie brauchen Zeit, um über das Gehörte nachzudenken und es zu verdauen.
Wenn Sie wirklich wollen, dass das Treffen Spaß macht, können Sie einen Veranstaltungsort wählen, der einige lustige Aktivitäten wie Tischtennisplatten, Billardtische oder sogar Karaoke bietet.
Planen Sie etwas Zeit für Fragen und Antworten nach der Besprechung ein.
Wenn Sie einige Änderungen in Ihrem Unternehmen ankündigen, werden die Teilnehmer Fragen stellen wollen, daher sollten Sie in der Tagesordnung etwas Zeit für die Meinungsäußerung vorsehen. So haben die Teilnehmer nicht nur das Gefühl, dass ihre Stimme gehört wird, sondern der Redner hat auch mehr Zeit, über seine Antworten nachzudenken, anstatt zwischen den Folien schnell auf die Beine kommen zu müssen.
Halten Sie Snacks und Getränke bereit.
Wir alle kennen das Problem nach dem Mittagessen, wenn man so satt und schläfrig ist, dass man sich nicht mehr auf das Wesentliche konzentrieren kann.
Der beste Weg, dies bei Ihrem nächsten Meeting zu vermeiden, ist, dafür zu sorgen, dass die Verpflegung leicht und frisch ist, damit die Teilnehmer konzentriert bleiben. Getränke wie Säfte und Smoothies sind ebenfalls eine gute Option.
Achten Sie darauf, eine Follow-up-E-Mail zu senden.
Wenn Sie unsere Tipps beherzigen, wird Ihr nächstes Treffen nicht nur mehr Spaß machen, sondern auch produktiver sein, aber verlieren Sie diesen Schwung nicht. Schicken Sie nach Ihren Besprechungen eine Follow-up-E-Mail, in der Sie alles Besprochene rekapitulieren und auch Folgemaßnahmen und benannte Aktionen ausführen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, die Teilnehmer daran zu erinnern, dass man ihnen zugehört hat, indem man ihre Fragen und Anliegen aufgreift. Sie könnten am Ende Ihrer E-Mail einen Link zu einer Umfrage einfügen, in der Sie nach Verbesserungen oder Vorschlägen für die nächste Sitzung fragen, um so zur Verbesserung der Unternehmensmoral beizutragen.
Dies sind nur einige Ideen, die wir haben, um Ihr nächstes Meeting unterhaltsamer und produktiver zu gestalten, aber wir sind sicher, dass es noch viele weitere gibt.
Wenn Sie unseren Service in unseren Besprechungsräumen in Anspruch nehmen möchten, rufen Sie bitte unter 0341 – 870 984 25 an.
