Wie man effektive Tagesordnungen für produktive Meetings erstellt

Sind Sie es leid, an zeitraubenden, unproduktiven Besprechungen teilzunehmen, die Ihr Unternehmen mehr kosten, als sie Ihnen bringen? Entdecken Sie diese Tipps, wie Sie effektive Tagesordnungen für Ihre Tagung in unseren Besprechungsräumen einhalten können.

Sie fragen sich vielleicht, warum nicht mehr Unternehmen Tools und Best Practices einsetzen, um sicherzustellen, dass alle Meetings effizient sind? Nun, die Antwort ist einfach… sie wissen wahrscheinlich (noch) nicht, wie wichtig eine effektive Tagungsordnung ist.

Warum ist es wichtig, eine effektive Tagesordnung zu haben?

Warum ist es wichtig, immer eine Tagesordnung für eine Sitzung zu haben?
Wir alle haben schon an schmerzhaften Sitzungen teilgenommen, die scheinbar nie enden wollen. Ob sie sich nun zu lange hinziehen oder zu viel Zeit auf ein Thema verwenden, während alles andere vergessen wird, sie sind schlichtweg Zeitverschwendung.

Daher ist eines der wichtigsten Instrumente für eine produktive Besprechung die Erstellung einer Tagesordnung. Lassen Sie uns also darüber sprechen, was eine Besprechungsagenda eigentlich ist.

Waren Sie schon einmal im Theater und haben ein Programm erhalten, in dem die einzelnen Darsteller und die Zeiten der Aufführungen aufgeführt sind? Oder waren Sie schon einmal bei einem Tanzabend Ihrer Geschwister und haben ein Programm erhalten, auf dem die einzelnen Tänzerinnen und Tänzer aufgeführt sind, die Zeit, zu der sie tanzen werden, und der Stil, zu dem sie tanzen werden?

Stellen Sie sich eine effektive Tagungsordnung wie ein solches Programm vor. Eine Tagesordnung ist eine Übersicht über die Themen, die während der Konferenz behandelt werden, in der Regel in der Reihenfolge, in der die für jedes Thema vorgesehene Zeit angegeben ist.

Sie werden vor der Besprechung erstellt, um sicherzustellen, dass die Sitzung in einem guten Tempo abläuft und die notwendigen Punkte besprochen werden. Dies ist wichtig, um zu vermeiden, dass unproduktive Sitzungen stattfinden und die wertvolle Zeit aller Beteiligten vergeudet wird.

10 Tipps zur Erstellung einer effektiven Tagesordnung

• Holen Sie den Input der Teammitglieder ein
• Wählen Sie Themen, die das gesamte Team betreffen
• Nutzen Sie eine Meeting-Management-Plattform
• Stellen Sie sicher, dass jedes Gesprächsthema einen Verantwortlichen hat
• Ermutigen Sie verschiedene Personen zur Teilnahme
• Geben Sie die Tagesordnung mindestens 24 Stunden im Voraus bekannt
• Schreiben Sie Fragen und Kommentare
• Fügen Sie unterstützende Dokumente bei
• Verwenden Sie die Tagesordnung für die Erstellung eines Sitzungsprotokolls
• Speichern Sie die Tagesordnung als Vorlage

Holen Sie die Meinung der Teammitglieder ein

Bei der Erstellung der effektiven Tagesordnung für eine Besprechung ist es wichtig, dass Sie diese nicht nur für sich selbst, sondern für Ihr gesamtes Team erstellen. Das bedeutet, dass Sie die anderen Teammitglieder um Vorschläge bitten, was in die Besprechung aufgenommen werden soll, um sicherzustellen, dass ihre Punkte, Kommentare, Bedenken und Fragen berücksichtigt werden. Wenn Sie Ihre Teammitglieder einige Tage vor der Besprechung kontaktieren, können Sie sicherstellen, dass sie genügend Zeit haben, um ihre eigenen Punkte und Kommentare in die Besprechungsnotiz aufzunehmen.

Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied das Gefühl hat, dass seine Punkte, Kommentare, Bedenken und Fragen wichtig sind und dass es die Möglichkeit hat, sie vorzubringen. Auf diese Weise wird ein gesundes Umfeld geschaffen, das Ihre Teammitglieder zu einer stärkeren Beteiligung ermutigt.

Wählen Sie Themen, die das gesamte Team betreffen

Es ist zweifellos Zeitverschwendung, an einer ganzen Sitzung teilzunehmen, die nichts mit Ihrer Arbeit oder Ihren Anforderungen zu tun hat. Für eine produktive Besprechung ist es daher wichtig, Themen auszuwählen, die das gesamte Team betreffen.

Genauso wichtig ist es, nur Teammitglieder einzuladen, die von den Diskussionsthemen betroffen sind. Wenn Sie Teammitglieder aus allen Abteilungen zu einer Besprechung einladen, die sich speziell auf eine Abteilung bezieht, wird die Besprechung für die meisten Teilnehmer uninteressant und führt zu einer überfüllten Besprechung.

Nutzen Sie eine Besprechungsmanagement-Plattform, um Punkte im Voraus zu schreiben

Die Verwendung einer Plattform wie Fellow, um Tagesordnungspunkte im Voraus zu schreiben, ist eine großartige Möglichkeit, eine Kultur der Vorbereitung und Verantwortlichkeit aufzubauen.

Anstatt zu versuchen, Ihre Besprechungsnotizen in einem Meer von Notizbüchern und Dokumenten aufzuspüren, kann die Wahl eines speziellen Tools für die Besprechungsagenda Ihrem Team helfen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass die Besprechung reibungslos und ohne Unterbrechungen verläuft.

Stellen Sie sicher, dass jedes Gesprächsthema einen Verantwortlichen hat

Sie können sich vorstellen, dass die Sitzung chaotisch wird, wenn niemand weiß, wer für was zuständig ist. Daher ist es von entscheidender Bedeutung, dass jeder Punkt einem Teammitglied zugewiesen wird.

Zunächst einmal sollte die Tagesordnung der Besprechung vom Organisator der Besprechung erstellt werden und ihm gehören. Das bedeutet, dass derjenige, der die Besprechung organisiert, die Vorlage für die Tagesordnung erstellen und sie dann an die übrigen Teammitglieder weitergeben muss, damit diese ihre eigenen Ideen einbringen können.

Indem man jedem Mitglied bestimmte Diskussionsthemen zuweist oder es bittet, die Rolle des Moderators für ein bestimmtes Thema zu übernehmen, stellt man sicher, dass verschiedene Stimmen während der Besprechung gehört werden. Es ist wichtig, dies vor der Besprechung zu tun, um sicherzustellen, dass jeder Zeit hat, sich auf das vorzubereiten, worüber er sprechen wird.

Schreiben Sie Fragen und Kommentare vor der Sitzung auf

Die schlechtesten Besprechungen sind die, bei denen kein wirkliches Gespräch entsteht. Wenn Sie also vor der Besprechung Fragen und Kommentare aufschreiben, haben die Besprechungsteilnehmer genügend Zeit, um Bedenken oder Fragen zu formulieren, die sie gerne beantwortet hätten.

Andererseits gibt es nichts Schlimmeres, als eine Besprechung zu beenden und sich DANN an seine Frage zu erinnern! Ein Abschnitt „Fragen und Bedenken“ auf der Tagesordnung ist wichtig, damit die Sitzungsteilnehmer wissen, wann sie ihre Fragen stellen können. Außerdem wird so sichergestellt, dass die Zeit für diesen wichtigen Teil der Sitzung nicht vergessen wird.

Beizufügende Dokumente

Die Beifügung der besprochenen Dokumente ist wichtig, damit die Besprechungsteilnehmer leichten Zugang zu den Besprechungsunterlagen haben. Indem Sie die besprochenen Dokumente einfach an die Besprechungsagenda anhängen, ersparen Sie den Teilnehmern die Zeit, die sie benötigen, um diese Dokumente von ihrem Desktop abzurufen… und wir alle wissen, wie schwierig es ist, das entsprechende Dokument jederzeit schnell zu finden.

Wenn das Teammitglied, das die Besprechung organisiert, nicht derjenige ist, der über die entsprechenden Dokumente verfügt, ist es wichtig, sich mindestens 24 Stunden im Voraus mit der Person in Verbindung zu setzen, die über diese Dokumente verfügt, um ihr Zeit zu geben, die Dokumente vor Beginn der Besprechung hochzuladen.

Nutzen Sie die Tagesordnung, um ein Sitzungsprotokoll zu erstellen

Es ist fast unmöglich, sich an alles zu erinnern, was in einer Sitzung gesagt wurde, und der Versuch, sich an bestimmte Dinge zu erinnern, kann sehr frustrierend sein. Ein hilfreicher Tipp, um solche Situationen zu vermeiden, ist die Anfertigung eines Sitzungsprotokolls.

Besprechungsprotokolle sind schriftliche Abschriften der Besprechung, in denen die Gespräche und Entscheidungen, die während der Besprechung getroffen wurden, festgehalten werden. Sie sind wichtig, weil sie wichtige Dinge wie getroffene Entscheidungen, Fristen und zugewiesene Arbeiten festhalten.

Diese Sitzungsprotokolle sind auch für Teammitglieder nützlich, die nicht an der Sitzung teilnehmen können. Anstatt zu versuchen, die Besprechung aus dem Gedächtnis zusammenzufassen, können Sie denjenigen, die nicht teilnehmen konnten, die Abschrift des Besprechungsprotokolls aushändigen, so dass sie das Material selbst durchsehen können.

Folgende Punkte sollten in das Besprechungsprotokoll aufgenommen werden:

• Datum und Uhrzeit
• Namen der Teammitglieder
• Das allgemeine Ziel der Besprechung
• Besprochene Themen der Tagesordnung
• Wichtige besprochene Dokumente
• Datum und Uhrzeit der nächsten Besprechung

Nach dem Ende der Besprechung sollten Sie die Besprechungsnotizen sofort weitergeben, damit die Teammitglieder so schnell wie möglich Zugang zum Besprechungsprotokoll haben. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen, die Notizen weiterzugeben, und die Teammitglieder nicht nach ihnen fragen müssen.

Speichern Sie die effektive Tagesordnung als Vorlage für wiederkehrende Besprechungen

Nachdem Sie sich die Mühe gemacht haben, die besten Vorlagen für effektive  Tagesordnungen zu erstellen, sollten Sie diese nicht einfach wegwerfen und damit Ihre harte Arbeit zunichtemachen. Speichern Sie diese Vorlagen vielmehr und verwenden Sie sie für künftige Vorlagen für die Tagesordnung von Besprechungen.

Auch wenn sich die Diskussionsthemen von Sitzung zu Sitzung ändern, sollte die Gesamtstruktur der Vorlagen gleich bleiben – ein übergeordnetes Thema/Zweck, Diskussionspunkte usw.

Sie können auch verschiedene Vorlagen für verschiedene Arten von Besprechungen speichern. Zum Beispiel Gruppenbesprechungen, wöchentliche Besprechungen, Einzelbesprechungen usw. Wenn Sie sich im Voraus darauf vorbereiten, werden Sie langfristig viel Zeit sparen.

Tipps zum Abschied

Wenn Sie eine kosteneffiziente, produktive Besprechung anstreben, kann Fellow Ihnen die notwendigen Schritte zum Erreichen dieses Ziels aufzeigen. Erstellen Sie eine Vorlage für Ihre Besprechungsagenda, indem Sie die oben genannten Ratschläge zu den Inhalten der Agenda befolgen, stellen Sie sie mindestens 24 Stunden im Voraus zur Verfügung und genießen Sie die Vorteile, dass Sie dank produktiverer Besprechungen wieder mehr Zeit für Ihren Tag haben!

Sobald Sie Ihre Planung für eine Besprechung abgeschlossen haben, freuen wir uns auf Ihre Buchung unserer Besprechungsräume.

Buchen Sie einfach telefonisch unter: 0341 – 870 984 25