Antwort: Ja, für Buchungen in der Villa Trufanow in Leipzig gelten feste Stornierungsbedingungen, die auf Fairness, Planbarkeit und einem partnerschaftlichen Miteinander basieren.
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Warum sind Stornierungsbedingungen wichtig?
Die Villa Trufanow bietet eine exklusive Auswahl an Tagungsräumen, Seminarräumen und Kursräumen, die oft langfristig reserviert werden. Durch Stornierungsbedingungen wird sichergestellt, dass Ausfälle kompensiert und eine Weitervergabe noch möglich ist. Ohne verbindliche Regelung wäre ein wirtschaftlicher Betrieb des Seminarhotels kaum zu leisten. Veranstaltungsplanende erhalten damit aber auch Planungssicherheit und die Möglichkeit, flexibel zu agieren.
Rücktritt: Fristen und Regelungen
Ein kostenfreier Rücktritt vom Vertrag ist nur mit schriftlicher Zustimmung der Villa Trufanow bzw. der betreibenden 4iMEDIA GmbH möglich. Liegt keine solche Zustimmung vor und wird die vertraglich vereinbarte Leistung nicht in Anspruch genommen, ist die volle Raummiete sowie gegebenenfalls der Aufwand für beauftragte Drittleistungen zu zahlen.
Wurde hingegen ein fester Termin für einen kostenfreien Rücktritt im Vorfeld schriftlich vereinbart, kann der Kunde bis dahin ohne finanzielle Folgen stornieren. Die schriftliche Fixierung solcher Fristen wird empfohlen, besonders bei frühzeitig bekannten Unsicherheiten im Projektverlauf.
Stornierungsstaffel: gestaffelte Kosten bei kurzfristiger Absage
Wird kein kostenfreier Rücktritt vereinbart und die Veranstaltung wird kurzfristig abgesagt, gelten folgende Staffelungen:
| Zeitraum vor Veranstaltung | Stornokosten (Verzehranteil) |
|---|---|
| 5. bis 4. Woche | 35 % |
| 4. bis 3. Woche | 50 % |
| 3. bis 2. Woche | 80 % |
| ab 2. Woche | 100 % |
Diese Staffel gilt zusätzlich zur vollen Raummiete und eventuell beauftragten Drittleistungen (z.‑B. Technik, Mobiliar, Moderationsmaterialien etc.).
Was gilt bei Pauschalbuchungen?
Bei einer Buchung mit festgelegter Tagungspauschale pro Teilnehmer greifen ähnliche Fristen. Hierbei werden die Kosten wie folgt berechnet:
- Rücktritt 5. bis 4. Woche: 35 % der Pauschale x vereinbarte Teilnehmerzahl
- Rücktritt 4. bis 3. Woche: 50 % der Pauschale x vereinbarte Teilnehmerzahl
- Rücktritt 3. bis 2. Woche: 80 % der Pauschale x vereinbarte Teilnehmerzahl
- Ab der 2. Woche: 100 % der Pauschale x vereinbarte Teilnehmerzahl
Ob Meetingraum oder Schulungsraum – für alle Formate mit kalkulierbaren Leistungen gilt diese Regelung gleichermaßen.
Was passiert bei Terminverschiebungen?
Manchmal muss eine Veranstaltung verschoben werden, etwa wenn Teilnehmende erkranken oder die Projektlage sich kurzfristig ändert. Auch hier bietet die Villa Trufanow als erfahrenes Tagungshotel ein durchdachtes System:
- Bei Terminverschiebung innerhalb der Stornierungsfristen gelten grundsätzlich die oben genannten Staffelungen.
- Allerdings kann die Veranstaltung innerhalb von drei Monaten nachgeholt werden.
- In diesem Fall werden 50 % der zuvor berechneten Raummiete auf die neue Veranstaltung angerechnet.
- Das Catering muss bei einer Verschiebung neu bestellt und voll gezahlt werden.
- Findet der neue Termin nicht statt, gilt dies als reguläre Stornierung.
Auch bei Verschiebungen gilt: Individuelle Absprachen sind möglich, sofern sie vor Vertragsabschluss schriftlich fixiert wurden. Das schafft Vertrauen und Transparenz auf beiden Seiten.
Rücktritt seitens der 4iMEDIA GmbH
Auch das Seminarhotel kann in bestimmten Fällen vom Vertrag zurücktreten. Dies ist möglich, wenn:
- ein kostenfreier Rücktritt durch den Kunden vorgesehen ist und andere Interessenten für denselben Zeitraum anfragen,
- eine vereinbarte Vorauszahlung nicht geleistet wird,
- gravierende Gründe wie höhere Gewalt, Sicherheitsbedenken oder Verstöße gegen Vertragsbedingungen vorliegen.
Welche Flexibilität bietet die Villa Trufanow?
Die Villa Trufanow in Leipzig versteht sich als Partner für professionelle Veranstaltungsplanung. Deshalb sind individuelle Stornierungs- oder Verschiebungsabsprachen möglich. Diese müssen schriftlich vor Vertragsunterzeichnung getroffen werden. So lassen sich auch Eventformate mit unklarem Teilnehmerkreis oder dynamischer Planung realisieren – etwa kreative Formate in einem Workshopraum oder offene Fortbildungen in einem flexiblen Kursraum.
Wie erkenne ich den richtigen Zeitpunkt für eine Stornierung?
Planungssicherheit bedeutet auch, im richtigen Moment Entscheidungen zu treffen. Wer absehen kann, dass die Nutzung eines gebuchten Konferenzraums nicht stattfinden wird, sollte möglichst frühzeitig Kontakt zur Villa Trufanow aufnehmen. Je früher storniert wird, desto geringer ist die Belastung für das eigene Budget. Insbesondere bei mehreren gebuchten Tagungsräumen, Workshopräumen oder Meetingräumen lohnt sich eine frühzeitige Kommunikation.
Vertragssicherheit und Fairness
Die Villa Trufanow als professionelles Tagungshotel arbeitet mit einem erfahrenen Team, das die Bedürfnisse von Unternehmen, Organisationen und Bildungseinrichtungen kennt. Die Stornierungsregelungen sind nicht als starre Klauseln, sondern als fairer Rahmen gedacht, in dem beidseitige Interessen berücksichtigt werden. Der Verzicht auf kurzfristige und willkürliche Sonderbedingungen fördert Vertrauen und Professionalität.
Gibt es eine vertragliche Grundlage?
Die genannten Regelungen beruhen auf den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) der 4iMEDIA GmbH, die für alle Buchungen in der Villa Trufanow gelten. Dort finden sich weitere Details. Bei konkretem Interesse empfehlen wir, die AGB vollständig einzusehen.
Fazit
Ob inspirierender Workshop im kleinen Rahmen, ein ganztägiges Seminar oder eine mehrtägige Tagung mit mehreren Konferenzräumen: Bei der Villa Trufanow profitieren Veranstaltungsplanende von einer gut strukturierten und transparenten Stornierungspolitik. Das schafft Verbindlichkeit und Flexibilität zugleich. Je nach Bedarf lassen sich individuelle Vereinbarungen treffen, ohne dass die Grundsätze der Fairness verloren gehen. Damit bleibt der Fokus dort, wo er hingehört: auf der erfolgreichen Umsetzung Ihrer Veranstaltung.
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