Sie möchten Ihr privates Event in unseren Seminarräumen feiern? Die Größe der Seminarräume und die zentrale Lage unseres Tagungszentrums laden sicher dazu ein, eine private Feier hier auszurichten. Aber dennoch sind unsere Tagungsräume eher für geschäftliche Fort- und Weiterbildungen eingerichtet und entsprechend ausgestattet. Für den 80. Geburtstag der Oma gibt es sicher charmantere Orte in Leipzig.
Eventplanung – Der definitive Leitfaden: Planen Sie ein besonderes Abendessen mit Freunden und Familie oder ein Geschäftsessen mit Kollegen? Die Buchung eines privaten Raumes für eine solche Veranstaltung kann ein entmutigender Prozess sein. Ob es sich um ein einfaches Arbeitsessen in einem Tagungsraum eines Hotels, eine extravagante Feier oder ein kleines Familientreffen handelt, sie alle erfordern eine sorgfältige Planung, um einen reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten.
Langfristige Arbeitsvereinbarungen wurden durch die Coronavirus-Pandemie auf den Kopf gestellt, und neue hybride Büromodelle werden zur Norm. Viele Unternehmen suchen nun nach privaten Veranstaltungsorten für Meetings und Fortbildungsveranstaltungen, oft mit anschließendem geselligem Beisammensein bei einem gemeinsamen Abendessen. In der Unternehmenswelt nach Covid-19 wird es immer üblicher, dass Unternehmen einen Veranstaltungsort für den ganzen Tag benötigen, um all diese Anforderungen miteinander zu verbinden.
Was auch immer der Anlass sein mag, unsere Checkliste führt Sie durch den Planungsprozess und hilft Ihnen dabei, die richtigen Fragen zu stellen und die Fallstricke zu vermeiden, damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird.
Welche Art der privaten Veranstaltung planen Sie? Es ist ein grundlegender Punkt, aber die Art der Veranstaltung, die Sie durchführen, bestimmt die Art des Raums in einem Seminarhotel oder ähnlichem, den Sie benötigen. Wahrscheinlich möchten Sie weder ein Firmenmeeting in einem privaten Raum über einer Kneipe ohne IT-Ausstattung abhalten, noch eine Produktvorstellung in einem Raum ohne AV-Ausstattung, noch möchten Sie einen Hochzeitsempfang oder eine Geburtstagsparty in einer strengen Geschäftsumgebung abhalten. Natürlich gibt es so viele Variablen wie private Räume, aber es lohnt sich, diesen Faktor zu berücksichtigen, bevor man von der Auswahl überwältigt wird.
Ähnlich verhält es sich mit der Frage, ob Sie nur ein einfaches Abendessen in einem privaten Raum oder eher ein „Event“ planen. Soll es einen Empfang, Unterhaltung nach dem Essen oder sogar eine Band und Tanz geben?
Auch das Alter Ihrer Gäste bestimmt die Art des Veranstaltungsortes, nach dem Sie suchen müssen. Sowohl Luxus als auch informelles Essen haben für die Generation der Babyboomer, die Generation X und sogar für jüngere Gruppen (Generation Y) ganz unterschiedliche Bedeutungen. Einfach ausgedrückt: Sie würden nicht unbedingt eine Nachtclub-ähnliche Umgebung für eine Feier zum 50 wählen.
Schließlich sollten Sie auch die Art der Gäste und das Essen, das an den Veranstaltungsorten serviert wird, berücksichtigen – Fleischessen ist nichts für Vegetarier, Fischrestaurants sind nichts für jüdische Feiern usw. Zu beachtende Punkte bei der Buchung:
- Geschäftlich vs. Freizeit
- Alter/Demographie der Gäste
- Größe des Raums
- Handelt es sich nur um ein Abendessen oder um einen Empfang vor dem Essen mit anschließender Unterhaltung?
Wo soll ein privates Abendessen stattfinden? In der Regel gibt es ein grobes geografisches Gebiet, in dem die Events stattfinden soll, z. B. Innenstadtnähe oder lieber am Stadtrand, beispielsweise an einem See, aber versuchen Sie, dieses Gebiet genauer einzugrenzen, bevor Sie mit der Suche beginnen. Die Lage des Veranstaltungsortes trägt zum Gesamtambiente Ihrer Veranstaltung bei.
Daher sollten Sie sich überlegen, ob Sie sich für ein Tagungshotel oder ein Restaurant im Vergleich zu einem Pub, einer Bar oder einem Club, für eine Stadt im Vergleich zu einem Vorort, eine Kette im Vergleich zu einem unabhängigen Unternehmen, eine Aussicht auf einen Fluss oder einen Park im Vergleich zu einem Wahrzeichen, ein Penthouse im Vergleich zu einem Keller und eine private oder halbprivate Atmosphäre entscheiden. Überlegen Sie also zunächst, ob Sie das Privatzimmer in einem Hotel, Restaurant, Pub, Club oder einer Bar haben möchten.
Müssen Sie in der Nähe der öffentlichen Verkehrsmittels sein, damit Ihre Gäste kommen bzw. nach Hause kommen können? Sitzen Ihre Gäste den ganzen Tag in einem Büro und könnten von natürlichem Tageslicht, Ausblicken auf Grünflächen oder die Skyline profitieren? Möchten Sie es sich in einem Souterrain gemütlich machen oder lieber in einem Penthouse das Highlife genießen? Benötigen Sie für Ihre Veranstaltung absolute Privatsphäre – und sind das nur Türen zu einem privaten Raum, die sich komplett schließen lassen, oder ein separater privater Eingang und Ausgang?
Sprechen Sie uns für Ihren Seminarraum an oder schreiben Sie uns! Wir freuen uns auf Sie!
