Sie haben technische Probleme in Ihrem Tagungsraum – was nun?

Für Ihre Veranstaltung bereiten unsere Tagungsprofis die Räume nach Ihren Wünschen vor – von der Bestuhlung bis hin zur technischen Ausstattung. Dafür haben Sie ausreichend Zeit, sich im Tagungsraum vorzubereiten und auf Ihre Veranstaltung einzustimmen. Technische Probleme vergeuden viel Zeit, wenn Sie darauf warten müssen, dass der Projektor oder eine Telefonkonferenz zuverlässig aufgebaut wird. Wi-Fi für alle Teilnehmer, ein gut lesbarer Bildschirm und ein leistungsstarker Projektor sind die Zutaten für ein produktives Meeting. Die Technik sollte nicht im Vordergrund stehen, sondern eine dezente Nebenrolle spielen.

Sollten während Ihrer Schulung bzw. Ihrer Veranstaltung technische Probleme auftreten, können Sie sich jederzeit gern an unsere Mitarbeiter wenden. Unser kompetentes Tagungsteam ist während des Veranstaltungszeitraumes immer im Haus und kann Ihnen bei allen Problemen oder Störungen schnell und einfach weiterhelfen.

Die Anmietung eines Tagungsraums soll die Organisation einer Unternehmensveranstaltung vereinfachen. Als Unternehmen erwarten Sie das Beste, wenn Sie einen Veranstaltungsort mieten, denn Sie zahlen für eine Dienstleistung, die zu 100 % zufriedenstellend sein sollte. Der Veranstaltungsort sollte Ihre Veranstaltung zu einem erfolgreichen Ereignis machen und einen guten Eindruck bei Mitarbeitern und Kunden hinterlassen.

Der Standard der Konferenzraumtechnik kann jedoch über Erfolg oder Misserfolg Ihrer Veranstaltung entscheiden. Es gibt eine Reihe von Problemen, die sich als störend erweisen können und das Meeting eher zu einer schlechten Erfahrung als zu einem durchschlagenden Erfolg machen.

Technische Probleme kommen häufiger vor, als Sie vielleicht denken: Rund 30 % der Organisatoren und Teilnehmer machen sich Sorgen über einen Ausfall der Technik und 28 % über inkompatible Geräte. Die Leute wissen nicht, ob die Probleme bei der Software, der Hardware oder den Netzwerkkomponenten auftreten. Das bedeutet, dass es für jemanden, der kein Technikexperte ist, schwierig sein kann, die Fehlerquelle zu lokalisieren.

Bei Problemen während einer Sitzung würden 66 % der Teilnehmer versuchen, das Problem selbst zu beheben. Die übrigen würden die IT-Abteilung oder einen sachkundigeren Kollegen hinzuziehen, während 15 % die Sitzung einfach verschieben würden. Viele Unternehmen haben bereits unter den unglücklichen Folgen von Problemen mit der Konferenzraumtechnik gelitten: 24 % verpassten einen Termin, 12 % verloren Geld und 10 % verpassten eine Gelegenheit.

Wenn viele Personen gleichzeitig versuchen, eine Verbindung zur Konferenzraumtechnologie herzustellen, und dann nur mit einem sich drehenden „Seite wird geladen“-Symbol begrüßt werden, ist das ärgerlich und verschwendet wertvolle Zeit. Schwierigkeiten beim Einloggen können den Beginn einer Besprechung trüben und alle Teilnehmer im Tagungsraum in Stress versetzen. Wenn Sie eine Präsentation halten, ist es gelinde gesagt ärgerlich, wenn die Verbindung zehn Minuten vorher unterbrochen wurde, so dass die Zuhörer außerhalb des Raums das meiste verpasst haben.

• Eine schlechte Verbindung kann auch zu krampfhaftem und schwachem Ton und verpixelten Videos führen. Die schlechte Verbindung kann durch ein schwaches WiFi-Signal oder ein überlastetes Netzwerk verursacht werden. In jedem Fall kann sie eine Besprechung ruinieren.
• Wenn Sie sich auf eine wichtige Besprechung vorbereitet haben und am Veranstaltungsort ankommen und feststellen, dass Ihre Laptop-Dongles nicht mit der A/V-Ausrüstung im Besprechungsraum kompatibel sind, kann dies eine Katastrophe bedeuten. Es kann vorkommen, dass Sie keine Verbindung zwischen Ihrem Laptop und dem Projektor oder anderen Geräten im Konferenzraum herstellen können.
• Sie könnten Dongles und Stecker für mehrere Geräte verwenden, aber das kann die Sache übermäßig kompliziert machen, vor allem, wenn Sie herausfinden müssen, welche Stecker Sie an welchen Geräten verwenden müssen. Einige Konferenzraumgeräte haben eine verwirrende Anzahl von Anschlüssen, und es kann fast unmöglich sein, den richtigen Eingang zu wählen.
• Für schnellere und einfachere Verbindungen ist es viel einfacher, kabellose Technologie zu verwenden – um unnötigen Stress für die Organisatoren von Meetings zu vermeiden, die sich sonst mit komplizierten Kabelanordnungen beschäftigen müssten.

Echos und Rückkopplungen – es ist für die Teilnehmer fast unmöglich, sich zu konzentrieren, wenn der Redner von einem Chor von Echos seiner eigenen Stimme begleitet wird. Auch Rückkopplungen und Hintergrundgeräusche, wie z. B. das Knistern, wenn jemand spricht, sind alles, was die Teilnehmer hören können. Manchmal ist das so schlimm, dass die Besprechung verschoben werden muss oder die wichtigen Informationen per E-Mail nachgereicht werden.

1. Um Probleme zu vermeiden, muss ein Technikexperte die Ausrüstung vor Beginn der Besprechung überprüfen, um sicherzustellen, dass keine fragwürdigen Verbindungen bestehen. Oder Sie entscheiden sich für eine kabellose Umgebung, damit das lästige Brummen der Vergangenheit angehört.
2. Wenn Sie einen Meetingraum bei uns buchen, gehören Probleme mit der Technik im Meetingraum der Vergangenheit an. Unsere Veranstaltungsorte verfügen außerdem über eine sehr schnelle Internetverbindung, um Probleme zu vermeiden.
3. Starten Sie eine Präsentation mit einem Knopfdruck, egal ob Sie ein USB-Gerät verwenden, das an Ihren Laptop oder MAC angeschlossen ist, oder eine benutzerfreundliche App für iPad, iPhone oder Android. Darüber hinaus zeigt ClickShare automatisch die optimale Auflösung an, ohne das Layout Ihres Laptops durcheinander zu bringen.
4. Wenn alles andere fehlschlägt, haben wir ein engagiertes Team, dass Ihnen bei allen Problemen in Ihren Tagungsraum bei uns helfen kann.

Wir vermeiden technische Probleme schon Vorfeld und sorgen dafür, dass Ihre Veranstaltung für alle Beteiligten problemlos abläuft. Bei uns dreht sich alles um das ultimative Meetingraum-Erlebnis. Rufen Sie uns an unter (0341) 870 984-25, um Informationen über unsere preisgünstigen Tagungs-Räume zu erhalten.