Die Planung von Geschäftstreffen und Veranstaltungen in einem Tagungshotel erfordern Multitasking-Fähigkeiten und Einfallsreichtum. Um erfolgreich zu sein, müssen Sie die notwendigen Details der von Ihnen geplanten Sitzung oder Aktivität kennen, damit Sie den Ablauf des Tages organisieren können.
Hier sind unsere wichtigsten Tipps oder Punkte, die Sie bei der Planung einer Konferenz, eines Meetings oder einer Veranstaltung in einem Tagungshotel berücksichtigen sollten?
Budgetplanung Tagungen
Wie viel Geld haben Sie zur Verfügung, pro Person oder insgesamt? Werden Sie Eintrittskarten verkaufen, und wenn ja, wie viel Gewinn müssen Sie pro Person erzielen? Dies ist ein wichtiger Faktor bei Ihrer Entscheidung über die folgenden Punkte.
Größe des Veranstaltungsortes / Tagungshotels
Mit wie vielen Teilnehmern rechnen Sie bei Ihrer Veranstaltung? Dies ist eine der ersten Fragen, die potenzielle Veranstaltungsorte stellen, da sie sich überlegen müssen, ob sie groß genug sind, um die Veranstaltung auszurichten, oder welcher Sitzungssaal oder welche Veranstaltungsräume im Tagungshotel am besten geeignet sind.
Einrichtung der Veranstaltung
Die Art und Weise, wie der Raum eingerichtet ist, ist ebenfalls eine wichtige Information für Ihren Veranstaltungsort. Wie sollen die Gäste an diesem Tag sitzen und miteinander kommunizieren? Am beliebtesten ist die Cabaret-Bestuhlung, bei der die Gäste an runden Tischen sitzen. Es gibt aber auch eine Theaterbestuhlung, bei der die Stühle in Reihen aufgestellt sind, einen Sitzungssaal, in dem alle Teilnehmer an einem großen Tisch sitzen, oder ein Klassenzimmer, in dem alle Teilnehmer in Reihen hinter einem Schreibtisch sitzen.
Essen und Trinken im Tagungshotel
Bei der Planung einer Konferenz oder Veranstaltung im Tagungshotel ist es wichtig, die Bedürfnisse Ihrer Gäste zu berücksichtigen. Wird die Veranstaltung ganztägig oder nur für ein paar Stunden stattfinden? Es ist davon auszugehen, dass die Gäste bei ihrer Ankunft nach Erfrischungen suchen werden. Daher ist es eine gute Idee, für den Anfang Tee, Kaffee und vielleicht Smoothies oder Säfte bereitzustellen.
Denken Sie an Snacks oder Kekse für die Pausen, an weitere Getränke und an die Möglichkeit zum Mittagessen. Je nach Art der Veranstaltung können Sie belegte Brötchen und Kuchen, ein warmes oder kaltes Buffet oder sogar ein Essen im Sitzen anbieten.
Am wichtigsten ist es, die Ernährungsgewohnheiten Ihrer Gäste zu kennen. Der Veranstaltungsort muss wissen, ob es Vegetarier, Veganer oder medizinische Lebensmittelallergien gibt, die berücksichtigt werden müssen. Dies bedeutet auch, dass die Bedürfnisse der Gäste erfüllt werden und es keine Wartezeiten für das Essen gibt.
Tagesordnung
Stellen Sie sicher, dass die Ziele des Treffens klar und prägnant sind. Sie müssen auch sicherstellen, dass Sie einen ungefähren Zeitplan für den Tag haben, da dieser mit den Zeitplänen der Teilnehmer und des Veranstaltungsortes übereinstimmen muss, der sein Personal an der Rezeption und in der Küche auf Ihre Zeitpläne abstimmen muss.
Hotelzimmer im Tagungshotel
Kommen Ihre Gäste oder Referenten von weiter her? Wenn Sie die Veranstaltung in einem Hotel ausrichten, können Sie Ihren Gästen vergünstigte Zimmerpreise anbieten, sodass sie direkt vor Ort sind und sich keine Gedanken über die Anreise oder den dichten Verkehr machen müssen. Auch das Frühstück kann für den nächsten Morgen inbegriffen sein, sodass Sie Ihre Gäste am Morgen mit dem Wissen verabschieden können, dass sie für den Rest des Tages gut gerüstet sind.
Holen Sie sich für den Tag Unterstützung
Vor allem bei großen Konferenzen oder Veranstaltungen ist es ratsam, mindestens 30 Minuten vor dem Eintreffen der ersten Teilnehmer am Veranstaltungsort zu sein, um sicherzustellen, dass der Raum nach Ihren Wünschen eingerichtet ist und die audiovisuelle Ausrüstung funktioniert. Es ist eine gute Gelegenheit, das Konferenzteam kennenzulernen, das Sie an diesem Tag betreuen wird, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden müssen, wenn Sie zusätzliche Bedürfnisse haben. Möglicherweise müssen Sie einen Kollegen bitten, Sie dabei zu unterstützen, damit jemand auch für die Begrüßung der Gäste zur Verfügung steht.
Was Sie sonst noch beachten sollten
Verfügt Ihr Veranstaltungsort über Parkplätze oder ist er an den öffentlichen Nahverkehr angebunden? Es wäre bedauerlich, wenn diejenigen, die unbedingt dabei sein müssen, nicht dorthin gelangen können.
Verfügen die Tagungsräume über viel natürliches Tageslicht? Dunkle Räume können dazu führen, dass die Teilnehmer abschalten oder schläfrig werden. Planen Sie regelmäßige Pausen ein, damit die Teilnehmer an die frische Luft kommen oder sich ausruhen können.
Werden Ihre Gäste Notizen machen müssen? Müssen Sie Notizblöcke und Stifte zur Verfügung stellen, oder ist dies vom Veranstaltungsort im Teilnehmerpreis enthalten? Sie sollten auch überlegen, ob Sie ein Flipchart und Stifte benötigen, wenn Ihre Gäste ein Brainstorming durchführen.
Welche andere Ausrüstung benötigen Sie? Wenn Ihre Teilnehmer Präsentationen halten, wie werden sie diese durchführen? Benötigen Sie eine Leinwand und einen Projektor oder einen Fernsehbildschirm, an den ein Laptop angeschlossen werden kann? Sind diese Geräte am Veranstaltungsort bereits vorhanden oder müssen sie gemietet werden? Berücksichtigen Sie auch die Größe der Veranstaltung: Benötigen die Redner ein Mikrofon, was wiederum bedeutet, dass eine Beschallungsanlage erforderlich ist?
Sie möchten einen unserer Tagungsräume für Ihre Veranstaltung buchen? Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder rufen Sie uns an unter:
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Gern unterbreiten Ihnen gern ein interessantes Angebot für die Räume unseres Tagungshotels.
