Der moderne Tagungsraum ist nicht länger nur ein Ort des Zusammenkommens, sondern eine dynamische Umgebung, die durch fortschrittliche Technologien bereichert wird. Tech-Gadgets für den Tagungsraum transformieren die traditionelle Meeting-Erfahrung in eine interaktive und produktive Sitzung, die den Anforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht wird. Die technischen Hilfsmittel, die wir in diesen Beitrag vorstellen, bieten nicht nur Lösungen für alltägliche Herausforderungen, sondern eröffnen auch neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und des Austauschs. Von flexibler Energieversorgung, die keinen Teilnehmer im Stich lässt, über visuelle Hilfen, die jedem Anwesenden klare Sicht bieten, bis hin zu innovativen Kommunikations- und Umwelttechnologien, die die Effizienz und das Wohlbefinden steigern – mit diesen kleinen Helferlein können Sie Ihren Tagungsraum ohne allzu großen Aufwand ordentlich aufbessern und eine noch ansprechendere Erfahrung für Ihre Teilnehmer schaffen.
Mehr als eine Powerbank: eine portable Powerstation
Gleich beim ersten Tech-Gadget für den Tagungsraum haben wir schon ein bisschen geschummelt, denn dieser Gegenstand hat das Potenzial, integraler Teil Ihrer Meeting-Infrastruktur zu werden! Mit einer portablen Powerstation sind sie unabhängiger von der Anzahl und Lage der Steckdosen, wovon sowohl Zuhörer als auch Referenten profitieren. Teilnehmer können so deutlich flexibler ihre Gräte aufladen und müssen nicht mehr bangen, ob sie eine der wenigen Steckdosen ergattern können – oder überhaupt mit ihrem Ladekabel erreichen. Zudem können anders als bei einer gewöhnlichen Powerbank nicht nur kleine Devices angeschlossen werden. Eine solche Powerstation könnte auch die Präsentationstechnik selbst oder andere Geräte wie beispielsweise Raumlüfter mit Strom versorgen. Ein weiteres Extra: Wählen Sie ein Modell, das mit Solarstrom aufgeladen werden kann, fördern Sie zudem die Nachhaltigkeit in Ihrem Unternehmen.
Unabdingbarer Helfer für die hinteren Reihen: zusätzliche Bildschirme
Teilnehmer größerer Tagungen kennen das Problem zu Genüge: gerade in den hinteren Reihen ist es nicht immer gegeben, dass man auch alle Details des Präsentationsmaterials erkennen kann. Der Einsatz zusätzlicher Bildschirme hat sich als effektives Mittel erwiesen, dieser Problematik zu begegnen. Je nach den individuellen Gegebenheiten der Räumlichkeiten und Anforderungen der Veranstaltung können dazu freistehende Monitore oder mittlerweile auch besonders einfach zu transportierende Bildschirme im praktischen Kofferdesign genutzt werden. Diese zusätzlichen Bildschirme bieten eine erweiterte visuelle Plattform, die unabhängig vom Sitzplatz jedem Teilnehmer eine effektive Informationsaufnahme ermöglicht.
Smartboards: Nr. 1 der nützlichsten Tech-Gadgets für den Tagungsraum
Smartboards, auch bekannt als interaktive Whiteboards, repräsentieren eine revolutionäre Technologie, die traditionelle Präsentations- und Kollaborationsmethoden in Tagungsräumen modernisiert. Diese fortschrittlichen Geräte kombinieren die Funktionalitäten eines Computers mit denen eines herkömmlichen Whiteboards, ermöglichen es den Nutzern, direkt auf der Oberfläche zu schreiben, zu zeichnen und zu interagieren, und unterstützen die Einbindung von digitalen Medien in Echtzeit. Davon kann man in Tagungsräumen unter anderem auf folgende Weisen profitieren:
- Interaktive Präsentationen: Ermöglicht aktive Teilnahme durch direkte Interaktion mit dem präsentierten Material.
- Digitaler Zugriff: Direkter Zugriff auf das Internet und digitale Ressourcen, um Informationen sofort zu integrieren oder abzurufen.
- Vielseitigkeit: Unterstützt verschiedene Medientypen wie Text, Bilder, Videos und Audio, was die Präsentationen ansprechender macht.
- Verbesserte Kollaboration: Erleichtert die Teamarbeit mit Funktionen wie simultanem Bearbeiten und Teilen von Inhalten in Echtzeit.
- Speicherung und Weitergabe: Arbeitsergebnisse können digital gespeichert und einfach mit Teilnehmern geteilt werden, was den Informationsfluss nach dem Meeting unterstützt.
- Umweltfreundlich: Verringert den Bedarf an Papier und anderen Verbrauchsmaterialien, was zur Nachhaltigkeit beiträgt.
Die Investition in Smartboards für Tagungsräume zahlt sich auf vielfältige Weise aus. Diese Technologie bietet nicht nur eine Plattform für dynamischere und interaktivere Meetings, sondern fördert auch eine effiziente und kreative Zusammenarbeit. Durch die Integration digitaler Ressourcen und die Verbesserung der Kommunikation tragen Smartboards wesentlich dazu bei, die Produktivität zu steigern und die Entscheidungsfindung zu beschleunigen. Diese unschlagbaren Vorteile machen Smartboards zu einer lohnenswerten Bereicherung und damit eines der Top Tech-Gadgets für den Tagungsraum.
Programmierbare Keypads
Programmierbare Keypads bieten eine maßgeschneiderte Lösung für Effizienz und Funktionalität in Tagungsräumen. Diese kompakten Geräte ermöglichen es Benutzern, eine Vielzahl von Befehlen oder Aktionen auf einzelne Tasten zu legen, wodurch komplexe Vorgänge mit einem einzigen Tastendruck ausgeführt werden können. Ob es darum geht, Präsentationen zu starten, Beleuchtung und AV-Systeme zu steuern oder schnellen Zugriff auf häufig verwendete Anwendungen und Dokumente zu haben, programmierbare Keypads passen sich den spezifischen Anforderungen eines jeden Meetings an.
- Personalisierung: Ermöglicht die Anpassung der Tastenbelegung an die spezifischen Bedürfnisse des Benutzers oder der Präsentation
- Effizienzsteigerung: Vereinfacht komplexe Befehle und Prozesse, indem sie in einfache, leicht zugängliche Tastendrücke umgewandelt werden.
- Benutzerfreundlichkeit: Reduziert die Lernkurve für technische Geräte im Tagungsraum und macht die Bedienung für alle Teilnehmer zugänglich.
- Flexibilität: Kann für eine breite Palette von Anwendungen programmiert werden, von der Mediensteuerung bis hin zur Steuerung von Raumfunktionen wie Beleuchtung und Temperatur.
- Platzsparend: Ihr kompaktes Design spart wertvollen Platz auf dem Konferenztisch und hält den Arbeitsbereich aufgeräumt.
- Verbesserte Präsentationskontrolle: Bietet dem Präsentierenden die volle Kontrolle über den Ablauf der Präsentation, ohne auf einen Assistenten oder komplexe AV-Systeme angewiesen zu sein.
Programmierbare Keypads sind ein unscheinbarer, aber kraftvoller Bestandteil der technologischen Ausstattung in modernen Tagungsräumen. Durch ihre Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit erleichtern sie nicht nur die Durchführung von Meetings und Präsentationen, sondern tragen auch zu einem reibungsloseren und professionelleren Ablauf bei. Die Fähigkeit, komplexe Vorgänge zu vereinfachen und den Zugriff auf notwendige Funktionen zu beschleunigen, macht programmierbare Keypads zu einem wertvollen Werkzeug für jedes Unternehmen, das seine Tagungseffizienz und Produktivität steigern möchte.
Luftreiniger
Spätestens mit Corona dürfte die Rolle von Luftreinigern insbesondere an Orten, wo regelmäßig viele Menschen aufeinander treffen, in den Vordergrund gerückt sein. Aber auch, nachdem die akute Phase der Pandemie durchgestanden ist, lohnt es sich für Anbieter von Veranstaltungsräumen, weiter in gute Luftqualität zu investieren. Zum einen sind Coronaviren natürlich nicht die einzigen Krankheitserreger, die sich auf Zusammenkünften in solchen Räumlichkeiten tummeln können und niemand freut sich über eine unnötige Erkältung oder Grippeerkrankung. Zum anderen trägt eine bessere Luftqualität dazu bei, die Veranstaltung für alle Beteiligten deutlich angenehmer zu machen. Denn neben Krankheitserregern werden auch Schadstoffe und Allergene wie Pollen aus der Luft gefiltert, was beispielsweise Heuschnupfen-Geplagten sehr zugute kommen kann. Aber auch darüber hinaus sorgt saubere Luft für mehr höhere Konzentrationsfähigkeit und verbessertes Wohlbefinden. Insbesondere für Veranstaltungen, bei denen es keine Option ist, über längere Zeit oder zwischendurch immer wieder Fenster zu öffnen und zu schließen, kann ein Luftreiniger für eine spürbare Aufwertung der Arbeitsumgebung sorgen.
Hinter den Kulissen: Raum-Management-Systeme als unsichtbare Tech-Gadgets
Raum-Management-Systeme ermöglichen die effiziente Verwaltung von Buchungen, Raumbelegungen und Ressourcennutzung durch digitale Plattformen. Diese Systeme bieten eine zentrale Schnittstelle, über die Nutzer Verfügbarkeiten prüfen, Räume buchen und spezifische Anforderungen wie Ausrüstung oder Catering anmelden können. Die Integration in bestehende Kalender- und E-Mail-Systeme sorgt für eine nahtlose Kommunikation und Planung. Gegenüber klassischer „händischer“ Raumbuchung bieten sie folgende Vorteile:
- Effizienzsteigerung bei der Raumbelegung: Echtzeitinformationen über die Verfügbarkeit von Räumen verhindern Doppelbuchungen und sorgen für eine optimale Nutzung der Ressourcen.
- Automatisierte Buchungsprozesse: Vereinfachen die Planung und Organisation von Meetings durch Integration in bestehende Kalender- und E-Mail-Systeme.
- Verbesserte Nutzererfahrung: Ermöglicht Mitarbeitern die selbstständige Buchung von Räumen und benötigten Ressourcen, was die Zufriedenheit und Produktivität steigert.
- Kostenreduktion: Durch optimierte Raumauslastung und Vermeidung unnötiger Energie- und Ressourcenverschwendung.
- Datengestützte Einblicke: Sammeln von Daten über die Nutzung von Tagungsräumen, die für zukünftige Planungen und Verbesserungen herangezogen werden können.
- Flexibilität und Skalierbarkeit: Eignen sich für Unternehmen jeder Größe und können an wechselnde Anforderungen angepasst werden.
Raum-Management-Systeme lohnen sich für jede Organisation, die ihre Tagungsräume effizienter nutzen möchte. Sie sind besonders vorteilhaft für Unternehmen mit einer großen Anzahl von Besprechungsräumen oder solche, die flexible Arbeitsumgebungen und Shared-Workspace-Modelle fördern. Durch die Automatisierung von Buchungsprozessen und die Bereitstellung wertvoller Nutzungsinformationen unterstützen diese Systeme eine effiziente, produktive und kosteneffektive Verwaltung von Tagungsräumen.
Wie Tech-Gadgets für den Tagungsraum den Arbeitsalltag bereichern
Seien es Powerstations, portable Bildschirme oder Whiteboards: obwohl nicht zwingend notwendig, können Sie doch sehr nützlich sein, um Tagungen nicht nur produktiver, sondern auch angenehmer und möglicherweise unterhaltsamer zu gestalten. Diese Tech-Gadgets für Tagungsräume können eine wertvolle Ergänzung zur Infrastruktur Ihres Veranstaltungsortes darstellen. Sie erleichtern die Durchführung und Teilnahme an Meetings, machen Informationen zugänglicher und verbessern die Luftqualität und Raumorganisation. Diese scheinbar kleinen Annehmlichkeiten summieren sich zu einer signifikanten Verbesserung der Arbeitsumgebung, was letztendlich zur Steigerung der Produktivität und Mitarbeiterzufriedenheit beiträgt. In einer Zeit, in der der Wert von Effizienz und Wohlbefinden am Arbeitsplatz immer mehr erkannt wird, beweisen diese Tech-Gadgets für Tagungsräume, dass selbst kleine technologische Verbesserungen einen großen Beitrag zum täglichen Arbeitsleben leisten können.
Weiterführende Literatur
- Infrastor: 5 Vorteile von interaktiven Displays und Whiteboards in der Erwachsenenbildung. Verfügbar unter: https://infrastor.de/moderne-arbeitsplaetze/interaktive-displays-digitale-whiteboards-in-der-erwachsenenbildung/
- LoveAir: Sind Luftreiniger gesund? Verfügbar unter: https://loveair.de/blog/sind-luftreiniger-gesund
- Floemeier, A. (2022). Großartige Gadgets fürs Büro, die das Officeleben verschönern. In: t3n. Verfügbar unter: https://t3n.de/news/buero-gadgets-homeoffice-aufpeppen-541397/
- Office Roxx (2022). Office-Gadgets: 9 Helfer für ein besseres Arbeiten. Verfügbar unter: https://office-roxx.de/2022/06/28/office-gadgets-9-helfer-fuer-ein-besseres-arbeiten/
- Was kostet die Miete eines Tagungsraums in der Villa Trufanow?
- Kurzfristige Buchung – ist das möglich?
- In Leipzig großen Tagungsraum mieten für 35 Pax
- Großer Tagungsraum für 30 Teilnehmer in Leipzig mieten
- Management-Tagung: Warum Räume in der Leipziger City?
- Kann ich auch mein eigenes Essen zur Tagung mitbringen?
