Für eine zweitägige Klausur kam das Leitungsteam ein gemeinnütziger Verein in der Villa Trufanow zusammen. Im Mittelpunkt stand die Frage, wie mehrere bislang getrennt geplante Bildungsangebote im kommenden Arbeitsjahr besser aufeinander abgestimmt werden können. Da im eigenen Büro weder vertrauliche Gespräche noch parallele Gruppenarbeit ungestört möglich waren, benötigte die Organisation einen externen Ort. Die Buchungsfrage lautete deshalb: Wie lassen sich Räume, Technik und Catering so koordinieren, dass konzentrierte Plenumsphasen und flexible Arbeitsgruppen ineinandergreifen?
Fakten zum Fall: Anlass war eine zweitägige Strategieklausur mit einem Leitungsteam von weniger als 20 Personen. Genutzt wurden ein zentraler Tagungsraum für gemeinsame Beratungen sowie weitere Räume für Arbeitsgruppen; gebucht waren Raumnutzung, abgestimmte Veranstaltungstechnik, Getränke und Catering. Als fachliches Ergebnis dokumentierte die Organisation eine gemeinsame Themenplanung mit Zuständigkeiten und nächsten Arbeitsschritten. Das Team der Villa Trufanow bereitete die vereinbarte Raumaufteilung vor, koordinierte Technik und Verpflegung und passte den Ablauf am zweiten Tag organisatorisch an.
Eine Buchungsfrage mit drei voneinander abhängigen Teilen
Bei der ersten Anfrage ging es nicht allein um einen ausreichend großen Raum. Die Organisation plante einen Wechsel zwischen gemeinsamer Bestandsaufnahme, Arbeit in kleinen Gruppen und abschließender Entscheidungsrunde. Gleichzeitig sollten vertrauliche Personal- und Ressourcenfragen nicht in offenen Büroumgebungen besprochen werden.
Daraus ergaben sich drei eng verbundene Anforderungen: Der Hauptraum musste für alle gemeinsamen Phasen eingerichtet sein, zusätzliche Räume sollten ohne längere Unterbrechung für Gruppenarbeit bereitstehen, und Präsentationen mussten sich zuverlässig in den Ablauf einfügen. Auch die Pausenverpflegung durfte die Arbeitsphasen nicht unnötig zerschneiden.
Vor der Buchung klärte das Villa-Team deshalb nicht nur die Mietdauer, sondern auch die geplanten Methoden und Raumwechsel. Die Informationen zum Tagungsraum in Leipzig dienten dabei als Grundlage für die Abstimmung. Ergänzende organisatorische Fragen wurden anhand der Buchungsinformationen und häufigen Fragen besprochen.
Vom Plenum in die Arbeitsgruppen und wieder zurück
Am ersten Tag sollte das Leitungsteam zunächst ein gemeinsames Bild der Ausgangslage entwickeln. Dafür plante die Organisation eine moderierte Plenumsphase mit einer Präsentation und einer sichtbaren Sammlung der offenen Themen. Anschließend sollten kleine Gruppen unterschiedliche Bereiche bearbeiten, darunter Programmplanung, interne Zuständigkeiten und die zeitliche Abfolge der Vorhaben.
Das Villa-Team bereitete den zentralen Raum für die gemeinsamen Beratungen vor und ordnete die weiteren Räume den vorgesehenen Arbeitsgruppen zu. Entscheidend war, dass die Beteiligten ihre Unterlagen nicht bei jedem Methodenwechsel vollständig neu sortieren mussten. Die Gruppen konnten ihre Zwischenstände getrennt erarbeiten und anschließend im Plenum zusammenführen.
Diese Raumlogik unterschied die Klausur von einer klassischen Vortragsveranstaltung. Der passende Workshopraum in Leipzig war hier nicht nur Aufenthaltsort, sondern Bestandteil der Arbeitsmethode: Gemeinsame Orientierung und vertiefende Kleingruppenarbeit erhielten jeweils einen klaren räumlichen Rahmen.
Die inhaltliche Vorbereitung blieb bei der Bildungsorganisation. Sie entwickelte die Tagesordnung, brachte Arbeitsmaterialien mit und bestimmte, welche Fragen in welcher Gruppe bearbeitet wurden. Das Villa-Team übernahm dagegen die organisatorische Übersetzung dieses Konzepts in Raumbelegung, Technikbereitstellung und Pausenablauf.
Technik als Teil der Vorbereitung, nicht als Programmpunkt
Für den Einstieg benötigte das Leitungsteam eine Präsentationsmöglichkeit. Außerdem sollten am zweiten Tag die überarbeiteten Themenpläne aus den Gruppen gemeinsam betrachtet werden. Damit diese Schritte nicht durch technische Klärungen verzögert wurden, stimmten Organisation und Villa-Team vorab ab, welche Anschlüsse und Präsentationswege benötigt würden.
Vor Veranstaltungsbeginn wurde die vereinbarte Technik für die Nutzung vorbereitet und mit dem mitgebrachten Präsentationsgerät getestet. Die Moderation konnte dadurch direkt mit dem vorgesehenen Material arbeiten. Nicht vereinbarte oder für den Fall nicht benötigte technische Ausstattung spielte bei der Planung keine Rolle.
Die bewusste Begrenzung war hilfreich: Statt Technik vorsorglich umfangreich einzuplanen, orientierte sich die Vorbereitung am tatsächlichen Ablauf. Für die Gruppenarbeit nutzten die Teilnehmenden überwiegend analoge Unterlagen und eigene Geräte. Im Plenum diente die technische Darstellung dazu, Entscheidungen sichtbar zusammenzuführen.
Catering zwischen Konzentration und Austausch
Die Verpflegung wurde an die Dramaturgie der Klausur angepasst. Getränke standen für die Arbeitsphasen bereit, während die Speisen in vereinbarten Pausen angeboten wurden. Die Organisation meldete Ernährungswünsche vorab, sodass diese in die Cateringabstimmung aufgenommen werden konnten.
Am ersten Tag war eine längere Mittagspause sinnvoll, weil nach der gemeinsamen Analyse der Wechsel in die Gruppenarbeit anstand. Die Pause gab den Teilnehmenden Gelegenheit, Abstand zu den ersten Diskussionen zu gewinnen und informelle Rückfragen zu klären. Am zweiten Tag lag der Schwerpunkt stärker auf der Fertigstellung und Abstimmung der Arbeitsergebnisse; entsprechend wurde die Verpflegung so eingeordnet, dass die Abschlussrunde nicht auseinanderfiel.
Das Catering war damit keine isolierte Zusatzleistung. Es unterstützte den vorgesehenen Rhythmus aus konzentrierter Arbeit, Erholung und informellem Austausch. Gleichzeitig blieb die fachliche Steuerung der Klausur klar bei der Organisation.
Eine kurzfristige Anpassung am zweiten Tag
Während der Auswertung am ersten Tag zeigte sich, dass zwei Arbeitsgruppen am nächsten Vormittag enger zusammenarbeiten mussten als ursprünglich geplant. Ihre Themen überschnitten sich bei Zuständigkeiten und Terminfolgen. Eine getrennte Fortsetzung hätte voraussichtlich doppelte Abstimmungen erzeugt.
Die Moderation bat daher darum, die Raumplanung für den zweiten Tag anzupassen. Das Villa-Team bereitete einen Raum für die zusammengelegte Gruppe vor und stellte den kleineren, nun freien Bereich für ein vertrauliches Gespräch zur Verfügung. Der zentrale Tagungsraum blieb unverändert für die spätere Gesamtrunde eingerichtet.
Diese Anpassung erforderte keine Änderung des fachlichen Programms. Sie sorgte vielmehr dafür, dass die veränderte Arbeitsweise räumlich unterstützt wurde. Materialien und Technik für das abschließende Plenum blieben an ihrem vorgesehenen Platz, während die Gruppen ihre Aufgaben neu verteilen konnten.
Aus Themenlisten wurden vereinbarte nächste Schritte
Zum Abschluss führte das Leitungsteam die Ergebnisse aus allen Arbeitsgruppen zusammen. Die Organisation dokumentierte eine abgestimmte Themenplanung, benannte Verantwortungsbereiche und hielt fest, welche Punkte nach der Klausur weiter ausgearbeitet werden sollten. Dabei handelte es sich um das Arbeitsergebnis des Kunden, nicht um eine inhaltliche Leistung der Villa.
Der Beitrag der Villa Trufanow bestand darin, die vereinbarten Rahmenbedingungen über beide Tage hinweg verlässlich bereitzustellen und auf die geänderte Gruppenkonstellation zu reagieren. Raumwechsel, Präsentationsphasen und Cateringpausen konnten dadurch entlang des geplanten Arbeitsprozesses organisiert werden.
Für vergleichbare Anfragen zeigt der Fall, dass bei einer zweitägigen Klausur nicht jeder Leistungsbereich getrennt betrachtet werden sollte. Raumorganisation beeinflusst die Methoden, technische Vorbereitung prägt die Übergänge, und die Verpflegung strukturiert die Pausen. Weitere Veranstaltungsbeispiele sind in den Case Studies der Villa Trufanow zusammengestellt; die Villa befindet sich in der Trufanowstraße 25 in 04105 Leipzig.
This two-day strategy retreat brought together the leadership team of a non-profit educational organisation from Central Germany. The group needed an external setting for confidential discussions, plenary sessions and parallel working groups. Villa Trufanow prepared the agreed room arrangement, coordinated presentation technology and catering, and adapted one room assignment when two groups had to merge on the second day. The organisation remained responsible for facilitation and content. By the end of the retreat, the team had documented a coordinated topic plan, assigned areas of responsibility and identified the next steps for further development.
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