Ein Meeting zu veranstalten ist nie eine leichte Aufgabe, und nach ein paar Jahren Zoom wieder persönlich zu veranstalten, kann nervenaufreibend sein! Wie man so schön sagt: „Erfolg ist auch der Erfolg der Planung“, und es ist wahr, dass ein guter Plan der beste Weg für ein perfektes Meeting in Leipzig! Am besten bei uns in der Villa Trufanow!
- Warum veranstalten Sie das Treffen? Welches Ziel verfolgen Sie mit der Sitzung, und was erhoffen Sie sich als Ergebnis im Meetingsraum, Schulungsraum oder Tagungsraum? Wenn Sie wissen, was Sie von einem Treffen oder einer Veranstaltung erwarten, können Sie Ihr Treffen besser strukturieren, verhindern, dass Sie sich in eine andere Richtung entwickeln, und können so dazu beitragen, dass Sie die gesteckten Ziele erreichen, anstatt sich ablenken zu lassen.
- Laden Sie nur diejenigen ein, die wichtig sind! Jede Einladung zu Ihrem Treffen kostet Sie Geld – ist jeder Gast für das Erreichen Ihrer ursprünglichen Ziele wichtig? Es kann verlockend sein, jeden einzuladen, den man in der Geschäftswelt kennt, aber wenn Sie Ihre eigene Sitzung veranstalten, ist es wichtig, den Wert jedes einzelnen Teilnehmers zu bedenken, bevor Sie die Investition tätigen, ihn einzuladen.
- Wählen Sie einen praktischen Ort für die Veranstaltung! Wählen Sie einen Ort, der für die Teilnehmer geeignet ist – haben Sie Gäste, die von außerhalb der Stadt anreisen? Dauert das Treffen nur einen Tag oder ist es eine mehrtägige Veranstaltung? Benötigen Sie eine Unterkunft? Gibt es in der Nähe Verkehrsanbindungen oder Parkplätze? All diese Faktoren helfen den Gästen bei der Entscheidung, ob sie Ihre Tagungsanfrage annehmen oder ablehnen.
- Laden Sie so früh wie möglich ein! Wenn Sie sich entschieden haben, wo Sie Ihr Treffen veranstalten wollen, sollten Sie so bald wie möglich die Terminankündigung und die Einladungen verschicken, damit Sie die besten Chancen haben, dass alle Teilnehmer teilnehmen können. Wenn Sie sich noch nicht für einen Termin entschieden haben, können Sie über die sozialen Medien und/oder per E-Mail Fühler ausstrecken, um herauszufinden, welcher von drei Terminen für die Gäste, die Sie am liebsten dabei hätten, am besten geeignet ist.
- Netzwerk, Netzwerk, Netzwerk: Scheuen Sie sich nicht, bei der Veranstaltung auch vor dem Konferenzraum selbst Kontakte zu knüpfen – als Gastgeber stehen Sie zwar unter Druck, aber das Knüpfen von Kontakten ist oft der größte Vorteil von Geschäftstreffen. Wenn die Gäste sehen, wie Sie das Eis brechen und mit all Ihren Gästen interagieren, werden sie ermutigt, das Gleiche zu tun, und je mehr sie auf Ihrer Veranstaltung Kontakte knüpfen, desto wahrscheinlicher ist es, dass sie sich auch in Zukunft an die Veranstaltung – und an Sie – erinnern.
- Bieten Sie mehr als nur Ihr Fachwissen an: Ein perfektes Meeting kann langwierig und ermüdend sein und man wünscht sich, woanders zu sein, wenn man sich nicht wohlfühlt, gut gewässert und gut gespeist wird – und Ihren Gästen wird es genauso gehen. Seien Sie „der perfekte Gastgeber/die Gastgeberin“ und stellen Sie sicher, dass der Komfort der Teilnehmer im Kongressraum eine Priorität ist. Einer der größten Vorteile, wenn Sie Ihre Veranstaltung in einem Hotel ausrichten, ist die Tatsache, dass Sie vor Ort eine Bar, ein Restaurant und Personal haben, das sich um Ihre Gäste kümmert.
- Beenden Sie Ihre Veranstaltung mit einem Höhepunkt (und mit einem Plan)!: Die besten Meetings enden mit einem Aktionsplan zur Erreichung der Ziele, die Sie sich bei der Planung Ihrer Veranstaltung gesetzt haben. Sie sollten mit einem Plan für die Zukunft abschließen und schon im Workshopraum ein positives Fazit ziehen – auch wenn die Sitzungen stressig waren! Ein Lächeln, eine Prise Humor und ein großes Dankeschön sind ebenfalls selbstverständlich.
- Erfahren Sie mehr über die Veranstaltungsmöglichkeiten in der Villa Trufanow! Im Herzen Leipzigs. Wir können Ihnen bei der Organisation jedes Aspekts Ihrer Veranstaltung helfen, vom Kursraum über Catering bis zur Unterhaltung – sprechen Sie uns an, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können für ein perfektes Meeting – unabhängig von der Art der Veranstaltung, die Sie planen.
