Erfolgreiche Veranstaltungsplaner können mit einer guten Seminarplanung jedes Problem mit einem kühlen Kopf lösen: Ihr Einfallsreichtum beschränkt sich in Bezug auf den Findung vom passenden Seminarraum oder Schulungsraum nicht nur auf Erfahrung, Klebezettel und Sicherheitsnadeln. Sie können bei unvorhergesehenen Herausforderungen schnell eine Entscheidung treffen – und dabei ruhig bleiben. Sie können das Publikum bei der Stange halten, während der Hauptredner im Stau steht, oder lange Schlangen beim Mittagessen vermeiden. Mit dieser Fähigkeit zur Konferenzplanung bleiben Veranstaltungsorganisatoren flink, anpassungsfähig und kreativ.
Problemlösungskompetenz kommt mit der Zeit, und wenn Sie gerade erst anfangen, können Sie Ihre Reaktionsfähigkeit verbessern, indem Sie sich auf die Seminarplanung vor der Veranstaltung konzentrieren, um alle Fehler auszubügeln. Der Schlüssel liegt in der ständigen Überprüfung Ihrer Pläne auf Lücken und in der Erstellung von Ersatzplänen für den Fall, dass die Dinge vor und im Tagungsraum aus dem Ruder laufen.
Wenn Sie glauben, dass Sie gut verhandeln können, dann verfügen Sie über eine wichtige Fähigkeit in der Seminarplanung. Für Organisator von Fort- und Weiterbildungen ist es von entscheidender Bedeutung, z.B. einen Vertrag mit einem Sponsor aushandeln zu können oder bei der Buchung eines Konferenzraum das bestmögliche Angebot zu erhalten. Verhandeln ist eine Kunst, die eine Mischung aus Vorbereitung, Taktgefühl und Selbstvertrauen erfordert. Bei der Budgetierung in einem Tagungszentrum wie dem unseren in Leipzig müssen ebenso die Ausgaben prognostiziert und verfolgt werden, während Rechnungen, Angebote und Ausgaben jongliert werden.
Seminarplanung ist mehr als nur das Erstellen einer Aufgabenliste. Als Event-Planer müssen Sie Ihre Kreativität einsetzen, um eine Vision zum Leben zu erwecken. Ganz gleich, was die Leute sagen, Kreativität ist eine erlernbare Fähigkeit, die man sich mit der Zeit aneignen kann. Sie ist eine wesentliche Fähigkeit in der Veranstaltungsplanung, die erforderlich ist, um jeder Veranstaltung Authentizität und Leidenschaft einzuhauchen. Auch wenn Ihre Veranstaltungen vielleicht nicht viel Raum für Innovation und Kreativität bieten, gibt es immer Spielraum, Dinge anders zu machen, selbst wenn Sie durch die Anforderungen Ihres Kunden eingeschränkt sind.
So können Sie zum Beispiel beim Thema der Fortbildung im Tagungshotel kreativ sein, einen einzigartigen Veranstaltungsort wählen oder einen motivierenden Redner engagieren. Für kreative Ideen können Sie sich von Online-Blogs, Social-Media-Kanälen oder Influencern inspirieren lassen.
Führungsqualitäten sind für jeden Bildungs-Organisator eine wichtige Planungsaufgabe. Sie müssen in der Lage sein, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten, um einwandfreie Tagungen und Konferenzen durchzuführen. Dabei geht es vor allem um Vertrauen, Delegation und das Erledigen der Arbeit. Wenn Sie keine geborene Führungskraft sind, können Sie diese Fähigkeit mit der Zeit entwickeln. Sie müssen nicht unbedingt extrovertiert sein, um eine großartige Führungskraft zu sein. Ihre natürliche Persönlichkeit in Verbindung mit Ihrer Leidenschaft für die Seminarplanung ist mehr als nur das Erstellen einer Aufgabenlistekann Ihnen helfen, Führungsqualitäten zu entwickeln.
Leidenschaft für die Planung: So klischeehaft und offensichtlich dies auch erscheinen mag, es kann zu Ihrem Erfolg beitragen. Ein erfolgreicher Veranstaltungsplaner bringt Eigenschaften wie Leidenschaft und Begeisterung in seine tägliche Arbeit ein. Sie sind selbst motiviert und sind stolz, wenn sie eine Veranstaltung auf die Beine gestellt haben, die ihren Gästen wirklich gefallen hat.
Einsatz von Technologie vor Ort: Vor nicht allzu langer Zeit galt Technologie in Tagungsräumen oder Konferenzräumen als netter Bonus, aber nicht als notwendig. Das ist jetzt anders. Heute fungieren Technologielösungen sogar in kleinen Workshopräuem oder einem Kursraum als ein erweitertes Team von Veranstaltungsplanern. Der massive Wandel in der Mice-Branche erfordert zwar nicht, dass die Planer die Lösungen in- und auswendig kennen, aber es ist wichtig, dass sie bereit sind, den Umgang mit technischen Lösungen zu lernen und sich über die aktuellen Trends in der Branche auf dem Laufenden zu halten.
Wenn Sie die meisten dieser Fähigkeiten im Bereich der Seminarplanung besitzen, stehen die Chancen gut, dass Sie sich als Veranstaltungsplaner/in bewähren werden. Wenn nicht, können Sie trotzdem ein erfolgreicher Veranstaltungsprofi werden, da die meisten dieser Fähigkeiten durch Entschlossenheit und Lernbereitschaft entwickelt werden können. Es geht darum, kontinuierlich zu lernen und sich mit jeder Veranstaltung zu verbessern.
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