Für die Einführung einer neuen Fallmanagement-Software kam ein gemeinnütziger Träger aus Mitteldeutschland zu einer Train-the-Trainer-Veranstaltung zusammen. Die künftigen Multiplikatorinnen und Multiplikatoren sollten nicht nur die Anwendung beherrschen, sondern auch ein gemeinsames Schulungskonzept für mehrere Standorte entwickeln. Im Arbeitsalltag fehlten dafür ungestörte Lernphasen, weil Rückfragen und laufende Aufgaben die Konzentration regelmäßig unterbrachen. Deshalb wurde mit der Villa Trufanow in der Trufanowstraße 25, 04105 Leipzig, bewusst ein externer Ort gewählt.
Im Mittelpunkt stand eine doppelte Aufgabe: Die Teilnehmenden mussten typische Arbeitsvorgänge in der Software erproben und zugleich klären, wie sie dieses Wissen später verständlich weitergeben. Der Termin war somit keine reine Produktschulung. Er verband fachliches Lernen, didaktische Vorbereitung und die Abstimmung eines verbindlichen Vorgehens für die anschließenden Schulungen.
Ein gemeinslicher Wissensstand vor dem Softwarestart
Der Träger arbeitet mit mehreren regionalen Einrichtungen, deren Teams unterschiedliche Abläufe und Vorerfahrungen mitbringen. Vor der geplanten Einführung hatten einzelne Mitarbeitende bereits Testzugänge genutzt, während andere das neue System nur aus Präsentationen kannten. Diese Unterschiede sollten vor dem Softwarestart aufgefangen werden.
Aus jedem beteiligten Bereich nahm mindestens eine Person an der Qualifizierung teil. Die Gruppe setzte sich aus Fachkräften, Verwaltungspersonal und internen Ansprechpersonen für digitale Prozesse zusammen. Dadurch trafen verschiedene Perspektiven aufeinander: Einige achteten vor allem auf fachliche Dokumentation, andere auf Zugriffsrechte, Datenpflege oder die praktische Vermittlung an weniger technikerfahrene Kolleginnen und Kollegen.
Für diesen Anlass wurde ein Schulungsraum in Leipzig benötigt, der konzentriertes Arbeiten außerhalb der eigenen Einrichtungen ermöglichte. Ebenso wichtig war die Möglichkeit, Präsentationsphasen mit Übungen und kollegialem Austausch zu verbinden. Die Organisation plante deshalb keinen langen Frontalunterricht, sondern einen Wechsel verschiedener Lernformen.
Vom Testfall zur eigenen Schulungseinheit
Vor dem Termin bereitete das Projektteam mehrere typische, inhaltlich bereinigte Fallverläufe vor. Anhand dieser Beispiele konnten die Teilnehmenden zentrale Arbeitsschritte nachvollziehen: einen Vorgang anlegen, Zuständigkeiten dokumentieren, Informationen ergänzen und einen Bearbeitungsstand übergeben. Fragen wurden nicht nur beantwortet, sondern direkt in einem gemeinsamen Arbeitsdokument festgehalten.
Nach jeder Demonstration folgte eine Übungsphase. Dabei arbeiteten die künftigen Trainerinnen und Trainer zunächst selbstständig mit den vorbereiteten Fällen. Anschließend erklärten sie sich einzelne Funktionen gegenseitig. Dieser Perspektivwechsel machte sichtbar, an welchen Stellen eine technisch richtige Erklärung noch nicht automatisch verständlich war.
Die Übungen führten zugleich zu einer Sammlung wiederkehrender Rückfragen. Dazu gehörten begriffliche Unterschiede zwischen bisherigen Formularen und der neuen Software sowie die Frage, welche Schritte für einzelne Berufsgruppen tatsächlich relevant sind. Statt alle Funktionen gleich ausführlich zu behandeln, entwickelte die Gruppe daraus eine priorisierte Themenfolge für spätere Schulungen.
Für die methodischen Abschnitte erwiesen sich auch Elemente eines Seminarraums in Leipzig als passend: kurze Inputs, moderierte Reflexion und die gemeinsame Bearbeitung konkreter Fälle. Ausschlaggebend war nicht allein die technische Anwendung, sondern die Verbindung von Bedienwissen und Vermittlungskompetenz.
Unterschiedliche Standorte, verbindliche Kerninhalte
Eine zentrale Diskussion entstand bei der Frage, wie stark die Schulungen an lokale Abläufe angepasst werden dürfen. Die Standorte verwenden teilweise unterschiedliche Bezeichnungen und verteilen einzelne Aufgaben verschieden. Eine vollständig einheitliche Schulung hätte diese Praxis nicht ausreichend berücksichtigt; zu viele lokale Varianten hätten wiederum die Einführung erschwert.
Die Gruppe entschied sich daher für einen gemeinsamen Kern und ergänzende standortspezifische Module. Zum Kern gehörten die grundlegende Navigation, verbindliche Dokumentationsschritte und festgelegte Übergaben. Ergänzungsmodule sollten dort eingesetzt werden, wo Aufgabenverteilungen oder interne Freigaben voneinander abweichen.
Diese Struktur wurde unmittelbar in den Entwurf des Schulungsleitfadens übertragen. Für jedes Modul hielten die Beteiligten Lernziel, Demonstrationsschritte, Übungsaufgabe und typische Rückfragen fest. So entstand keine lose Sammlung persönlicher Notizen, sondern eine Arbeitsgrundlage, die nach der Veranstaltung redaktionell weiterbearbeitet werden konnte.
Eine kurzfristige Anpassung schärft den Ablauf
Während der Übungen zeigte sich, dass ein vorgesehener Themenblock mehr Erklärungsbedarf verursachte als erwartet. Statt den Plan unverändert abzuarbeiten, kürzte die Moderation eine spätere Präsentationsphase. Die gewonnene Zeit wurde genutzt, um den komplexeren Ablauf erneut in kleinen Schritten durchzugehen.
Diese Anpassung hatte einen zusätzlichen Nutzen: Die Teilnehmenden konnten beobachten, wie eine Schulung auf unterschiedliche Lerngeschwindigkeiten reagieren kann. Für ihre eigenen Termine vereinbarten sie daraufhin, optionale Vertiefungsaufgaben vorzubereiten. Schnellere Gruppen können diese bearbeiten, während andernorts mehr Zeit für Grundlagen bleibt.
Pausen wurden bewusst zwischen größere Lernabschnitte gelegt. Das half der Gruppe, fachliche Detailfragen von grundsätzlichen Entscheidungen zu trennen. Offene Punkte, die nicht während der Veranstaltung geklärt werden konnten, kamen auf eine gesonderte Liste mit Zuständigkeiten für die Nachbereitung.
Ein Leitfaden mit klarer Aufgabenverteilung
Zum Abschluss lagen mehrere konkrete Arbeitsergebnisse vor. Die Gruppe hatte die Kerninhalte der internen Softwarequalifizierung festgelegt, einen modularen Schulungsablauf entworfen und typische Fragen aus Sicht der späteren Anwenderinnen und Anwender gesammelt. Darüber hinaus wurden Verantwortlichkeiten für die Fertigstellung der Unterlagen und die Vorbereitung lokaler Termine verteilt.
Ein weiterer Punkt betraf die Qualitätssicherung. Nach den ersten Schulungen sollen Rückmeldungen der Mitarbeitenden gebündelt und in einer kurzen Auswertung besprochen werden. Auf dieser Grundlage kann der Leitfaden angepasst werden, bevor weitere Standorte geschult werden. Die Train-the-Trainer-Veranstaltung wurde damit zum Ausgangspunkt eines lernenden Einführungsprozesses statt zu einem isolierten Termin.
Der externe Rahmen unterstützte insbesondere die klare Trennung vom Tagesgeschäft. Ohne parallele Anfragen aus den Einrichtungen konnten technische Fragen, didaktische Entscheidungen und organisatorische Zuständigkeiten nacheinander bearbeitet werden. Hinweise zu den grundsätzlichen Bedingungen einer Veranstaltung finden Interessierte in den FAQ der Villa Trufanow; weitere Anwendungsbeispiele sind unter den Case Studies zusammengefasst.
Was sich auf ähnliche Qualifizierungen übertragen lässt
Der Fall zeigt, dass eine Softwareeinführung nicht allein durch Funktionswissen gelingt. Interne Trainerinnen und Trainer brauchen Gelegenheit, Erklärungen auszuprobieren, Rückfragen vorwegzunehmen und gemeinsame Standards festzulegen. Besonders hilfreich ist eine klare Trennung zwischen verbindlichen Kerninhalten und begründeten lokalen Ergänzungen.
Für vergleichbare Train-the-Trainer-Formate lassen sich drei Punkte ableiten:
- Übungsfälle sollten typische Arbeitsabläufe abbilden, ohne sensible Daten zu enthalten.
- Die Teilnehmenden sollten Funktionen selbst erklären, statt sie nur vorgeführt zu bekommen.
- Offene Fachfragen benötigen benannte Zuständigkeiten und einen nachvollziehbaren Nachbereitungsweg.
Damit endete die Veranstaltung nicht mit einem abgeschlossenen Foliensatz, sondern mit einer arbeitsfähigen Struktur für die nächsten Schritte. Entscheidend war die Verbindung aus praktischer Erprobung, didaktischer Reflexion und verbindlicher Aufgabenverteilung.
A non-profit organisation from Central Germany used Villa Trufanow for a train-the-trainer session supporting the introduction of new case management software. Future internal trainers arrived with different levels of technical experience and needed both practical application skills and a consistent teaching approach. Demonstrations, hands-on exercises and peer explanations helped identify common questions and difficult process steps. The group defined mandatory core content, optional modules for local workflows and responsibilities for completing the training materials. The session resulted in a modular training outline, a structured list of open issues and a clear process for improving the materials after the first local courses.
WordPress-Titel: Sozialträger klärt Software-Schulung und erstellt Leitfaden
Zur Kundenfreigabe prüfen: Organisationstyp und Herkunft, Anlass der Softwareeinführung, Zusammensetzung der Gruppe, verwendete Übungsfälle, modulare Gliederung des Schulungskonzepts, kurzfristige Ablaufänderung sowie die beschriebenen Arbeitsergebnisse wurden für den redaktionellen Entwurf plausibel ergänzt. Konkrete Raumnutzung, vorhandene Veranstaltungstechnik, Mietdauer, Verpflegung, Materialtransport und weitere Leistungen der Villa sind noch abzustimmen. Ein externer Link wurde nicht eingesetzt, da seine Erreichbarkeit nicht geprüft werden konnte.
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